چگونه ایمیل خوب بنویسیم

موضوع ایمیل را می‌­توان به تیتر مقاله‌­ای در یک روزنامه شبیه دانست. گیرنده بر اساس اینکه موضوع ایمیل تا چه میزان خوب نوشته شده باشد، تصمیم می­‌گیرد که ایمیل را باز کند و بخواند یا خیر. بنابراین برای نوشتن یک موضوع ایمیل بی‌نقص و خوب تلاش کنید.

موضوع بی‌­نقص، موضوعی است که خلاصه­­‌ای از محتویات ایمیل ارائه دهد. در عرض دو ثانیه گیرنده باید بتواند اصل چیزی را که می‌­خواهید به او بگویید، متوجه شود. نوشتن “سلام” یا “فردا” به عنوان موضوع، هیچ­‌چیز معناداری را منتقل نمی­‌کند.

یکی دیگر از امتیازات یک موضوع خوب برای ایمیل این است که به شما کمک می­‌کند در آرشیو ایمیلتان هر ایمیلی را که به دنبالش هستید، به‌راحتی بیابید.

چهار نکته برای کمک به شما:

نکته ۱: خلاصه‌­ای از دستور کار را در موضوع لحاظ کنید

اگر در ایمیل­تان دستور کاری را برای شخص (یا اشخاصی) در نظر دارید، خلاصه‌ای از دستور کار را مبنی بر اینکه چه‌­کسی و تا چه‌زمانی باید انجام دهد، در قسمت موضوع بیاورید.

یکی از کارهای موثر دیگر این است که در ابتدای موضوع ایمیل بنویسید {انجام شود} تا بر اهمیت آن تاکید کنید.

برای مثال: {انجام شود} جان، یادآوری می­‌کنم که تا ساعت ۵ روز پنجشنبه اسلایدها را ارسال کنید.

نکته ۲: از پیشوندهای توضیحی استفاده کنید

اگر در ایمیلتان، دستور کاری ندارید، از پیشوندهای توضیحی مانند «ضروری، محرمانه، مهم یا برای اطلاعات بیشتر» در موضوع ایمیل استفاده کنید تا درباره­ محتویات آن توضیح بیشتری داده باشید.

مطمئن شوید که پیشوند را در ابتدای خط موضوع بنویسید چرا که ممکن است انتهای جمله کوتاه شده و حذف شود.

مثال بد: اطلاعات مربوط به سفر اول ماه دسامبر (ضروری)

مثال خوب: (ضروری) اطلاعات مربوط به سفر اول ماه دسامبر

در مثال بد محتمل است که واژه­ (ضروری) از انتهای پنجره پیش‌­نمایش، به­‌خصوص در صفحات کوچک تلفن­‌های هوشمند، حذف شود.

نکته ۳: تمام ایمیل را در موضوع لحاظ کنید

اگر ایمیلتان به‌­شدت کوتاه است، می­‌توانید از موضوع به عنوان متن ایمیل نیز استفاده کنید. از پسوند (پ.پ) به‌معنای پایان پیام استفاده کنید.

به مثال‌های زیر توجه کنید:

کارول، تیم تصمیم گرفته است که راس ساعت ۱۳ به صرف ناهار در کافه جمع شود. (پ.پ)

آیا سیستم عامل iOS خود را به آخرین نسخه ارتقا دادید؟ (پ.پ)

نکته ۴: هنگام نوشتن پاسخ، تنها در صورت لزوم، موضوع ایمیل را تغییر دهید

هنگام پاسخ دادن به ایمیلی که برایتان فرستاده شده است، تا جای ممکن، موضوع را تغییر ندهید. این امر، به این دلیل که در آینده باعث ایجاد مشکل در جستجوی ایمیل­‌ها می­‌شود ،حائز اهمیت است. علاوه بر این، اکثر برنامه‌ها ایمیل‌ها را بر اساس متن موضوع شناسایی می‌کنند و حتی برخی از آن‌ها با استفاده از رشته گفتگو (که در آن پیام‌ها به‌صورت بصری با پاسخ‌هایشان گروه‌بندی می‌شوند) آنها را با هم گروه‌بندی می‌کنند؛ بنابراین تغییر موضوع این ویژگی را به‌هم می‌زند.

پس چه زمانی لازم است موضوع را تغییر دهیم؟

به چند مورد اشاره می­‌کنیم:

اول، وقتی موضوع جدیدی را شروع می­‌کنید یا موضوع قبلی دیگر کاربرد ندارد، خسته­‌کننده و یا گیج‌­کننده است، می‌­توانید به‌سادگی یک موضوع ایمیل جدید را شروع کنید: تیم- من موضوع را به یک ­ایمیل جدید منتقل می­‌کنم تا سردرگم نشویم.

اگر در ایمیل قبلی اطلاعاتی هست که می‌­خواهید به ­ایمیل جدید منتقل کنید، از روش کپی و جاگذاری استفاده کنید.

دوم، اگر به‌­دلیل محرمانه بودن ایمیل، گزینه­ پاسخ به ایمیل را در دسترس گیرندگان قرار نمی‌­دهید، منطقی است که پیشوند توضیحی به موضوع اضافه کنید تا همه از این موضوع آگاه باشند. مثلاً {به فروشنده} یا {فقط داخلی}.

در این صورت از نظر فنی یک رشته ایمیل جداگانه شکل می­‌گیرد زیرا شما دو مکالمه جداگانه خواهید داشت، یکی با فروشنده و دیگری بدون فروشنده.

البته موارد دیگری نیز وجود دارند که شما را ملزم به تغییر موضوع می­‌کنند. نکته­ کلیدی این است که این کار را فقط در صورت اجبار انجام دهید.