
- یکی دیگر از امتیازات یک موضوع خوب برای ایمیل این است که به شما کمک میکند در آرشیو ایمیلتان هر ایمیلی را که به دنبالش هستید، بهراحتی بیابید.
موضوع ایمیل را میتوان به تیتر مقالهای در یک روزنامه شبیه دانست. گیرنده بر اساس اینکه موضوع ایمیل تا چه میزان خوب نوشته شده باشد، تصمیم میگیرد که ایمیل را باز کند و بخواند یا خیر. بنابراین برای نوشتن یک موضوع ایمیل بینقص و خوب تلاش کنید.
موضوع بینقص، موضوعی است که خلاصهای از محتویات ایمیل ارائه دهد. در عرض دو ثانیه گیرنده باید بتواند اصل چیزی را که میخواهید به او بگویید، متوجه شود. نوشتن “سلام” یا “فردا” به عنوان موضوع، هیچچیز معناداری را منتقل نمیکند.
یکی دیگر از امتیازات یک موضوع خوب برای ایمیل این است که به شما کمک میکند در آرشیو ایمیلتان هر ایمیلی را که به دنبالش هستید، بهراحتی بیابید.
چهار نکته برای کمک به شما:
نکته ۱: خلاصهای از دستور کار را در موضوع لحاظ کنید
اگر در ایمیلتان دستور کاری را برای شخص (یا اشخاصی) در نظر دارید، خلاصهای از دستور کار را مبنی بر اینکه چهکسی و تا چهزمانی باید انجام دهد، در قسمت موضوع بیاورید.
یکی از کارهای موثر دیگر این است که در ابتدای موضوع ایمیل بنویسید {انجام شود} تا بر اهمیت آن تاکید کنید.
برای مثال: {انجام شود} جان، یادآوری میکنم که تا ساعت ۵ روز پنجشنبه اسلایدها را ارسال کنید.
نکته ۲: از پیشوندهای توضیحی استفاده کنید
اگر در ایمیلتان، دستور کاری ندارید، از پیشوندهای توضیحی مانند «ضروری، محرمانه، مهم یا برای اطلاعات بیشتر» در موضوع ایمیل استفاده کنید تا درباره محتویات آن توضیح بیشتری داده باشید.
مطمئن شوید که پیشوند را در ابتدای خط موضوع بنویسید چرا که ممکن است انتهای جمله کوتاه شده و حذف شود.
مثال بد: اطلاعات مربوط به سفر اول ماه دسامبر (ضروری)
مثال خوب: (ضروری) اطلاعات مربوط به سفر اول ماه دسامبر
در مثال بد محتمل است که واژه (ضروری) از انتهای پنجره پیشنمایش، بهخصوص در صفحات کوچک تلفنهای هوشمند، حذف شود.
نکته ۳: تمام ایمیل را در موضوع لحاظ کنید
اگر ایمیلتان بهشدت کوتاه است، میتوانید از موضوع به عنوان متن ایمیل نیز استفاده کنید. از پسوند (پ.پ) بهمعنای پایان پیام استفاده کنید.
به مثالهای زیر توجه کنید:
کارول، تیم تصمیم گرفته است که راس ساعت ۱۳ به صرف ناهار در کافه جمع شود. (پ.پ)
آیا سیستم عامل iOS خود را به آخرین نسخه ارتقا دادید؟ (پ.پ)
نکته ۴: هنگام نوشتن پاسخ، تنها در صورت لزوم، موضوع ایمیل را تغییر دهید
هنگام پاسخ دادن به ایمیلی که برایتان فرستاده شده است، تا جای ممکن، موضوع را تغییر ندهید. این امر، به این دلیل که در آینده باعث ایجاد مشکل در جستجوی ایمیلها میشود ،حائز اهمیت است. علاوه بر این، اکثر برنامهها ایمیلها را بر اساس متن موضوع شناسایی میکنند و حتی برخی از آنها با استفاده از رشته گفتگو (که در آن پیامها بهصورت بصری با پاسخهایشان گروهبندی میشوند) آنها را با هم گروهبندی میکنند؛ بنابراین تغییر موضوع این ویژگی را بههم میزند.
پس چه زمانی لازم است موضوع را تغییر دهیم؟
به چند مورد اشاره میکنیم:
اول، وقتی موضوع جدیدی را شروع میکنید یا موضوع قبلی دیگر کاربرد ندارد، خستهکننده و یا گیجکننده است، میتوانید بهسادگی یک موضوع ایمیل جدید را شروع کنید: تیم- من موضوع را به یک ایمیل جدید منتقل میکنم تا سردرگم نشویم.
اگر در ایمیل قبلی اطلاعاتی هست که میخواهید به ایمیل جدید منتقل کنید، از روش کپی و جاگذاری استفاده کنید.
دوم، اگر بهدلیل محرمانه بودن ایمیل، گزینه پاسخ به ایمیل را در دسترس گیرندگان قرار نمیدهید، منطقی است که پیشوند توضیحی به موضوع اضافه کنید تا همه از این موضوع آگاه باشند. مثلاً {به فروشنده} یا {فقط داخلی}.
در این صورت از نظر فنی یک رشته ایمیل جداگانه شکل میگیرد زیرا شما دو مکالمه جداگانه خواهید داشت، یکی با فروشنده و دیگری بدون فروشنده.
البته موارد دیگری نیز وجود دارند که شما را ملزم به تغییر موضوع میکنند. نکته کلیدی این است که این کار را فقط در صورت اجبار انجام دهید.