آموزش و سرگرمیفرهنگ و هنر

هفت اشتباه رایج در تنظیم فهرست کارها

و نحوه برطرف ­کردن آن‌­ها

نکات برگزیده مطلب
  • برای هر روز فقط سه کار مهم را بر روی کاغذ بنویسید. این کارها باید مواردی باشند که بیشترین اهمیت را برای شما دارند. کارهای مهم را باید در اولویت قرار دهید. همچنین به ترتیبی که کارها را یادداشت کرده‌­اید اقدام به انجام آن‌ها کنید. به این ترتیب روز خود را با کارهایی شروع می­‌کنید که مهم هستند.

اصولاً افراد قبل از اینکه شروع به کاری کنند، به‌درستی در مورد آن فکر نمی­‌کنند. افراد بسیاری را دیده‌اید که لیست طولانی از کارهای معمولی و فوری، قرار ملاقات­‌ها و پروژه‌ها به همراه خود دارند. مسئله این است که اگر کارهای شما مشخص نباشند، به‌درستی نمی‌­توانید آن­‌ها را به سرانجام برسانید.

در کارهای خود مرتکب چنین اشتباهی نشوید. راه­ حل موثر در انجام کارهای روزانه این است که اشتباهات خود را به‌درستی شناسایی کرده و به‌دنبال راهی برای غلبه بر آن‌ها باشید.

در این بخش هفت اشتباه رایج را که اصولاً افراد در تنظیم فهرست کارها انجام می‌­دهند مطرح می­‌کنیم.

نوشته های مشابه

اشتباه شماره ۱: افراد عادت دارند فهرست­‌های طولانی بنویسند

بسیاری از افراد روز خود را با لیست کردن ده‌­ها کار شروع می­‌کنند. لازم است بدانید که کارها اغلب براساس مدت‌زمان، مقدار آمادگی لازم برای انجام و میزان اهمیت آن‌ها با یکدیگر متفاوت هستند. چنین فهرست­‌هایی اصولاً انگیزه افراد را از بین می‌­برند زیرا نمی‌­توانند همه مواردی را که در نظر دارند به‌درستی و کامل انجام دهند.

 اما راه­‌حل چیست؟

برای هر روز فقط سه کار مهم را بر روی کاغذ بنویسید. این کارها باید مواردی باشند که بیشترین اهمیت را برای شما دارند. کارهای مهم را باید در اولویت قرار دهید. همچنین به ترتیبی که کارها را یادداشت کرده‌­اید اقدام به انجام آن‌ها کنید. به این ترتیب روز خود را با کارهایی شروع می­‌کنید که مهم هستند. با ایجاد این لیست، تصور می­‌کنید که همه اینها مهم هستند و تلاش بیشتری برای انجام آن‌ها صرف می‌کنید.

توصیه می‌شود روز خود را با یک عادت خوب شروع کنید. عادتی که کسب‌­وکار شما را رشد دهد. نکته مهم این است که اهمیتی ندارد در روزهای گذشته و آینده چه اتفاقی افتاده است. مهم­‌ترین کاری را که در آن روز دارید انجام دهید. به‌عنوان مثال سال گذشته متوجه این مطلب شدم که نوشتن کارها، بخشی از فرایند کسب‌­وکار من است. به‌همین دلیل همیشه قبل از شروع هرکاری، شروع به نوشتن کارهای خود می­‌کنم.

افراد لیست­‌های طولانی از کارهای مختلف را از ترس فراموش ­کردنشان یادداشت می­‌کنند. در صورتی­‌ که من فکر می­‌کنم نوشتن، همان ترسیم اتفاقات هفته است. نباید روز خود را با حجم زیادی از کارها شروع کنید. نمی‌­دانید که قرار است چه اتفاقی بیفتد و اولویت­‌های شما چگونه ممکن است تغییر کند. به همین دلیل بهتر است فقط روی چند کار تمرکز کنید.

 اشتباه شماره ۲: جملات مبهم در فهرست

بسیاری از افراد کارهای خود را بدون اینکه نقطه شروع یا پایانی برای آن ترسیم کنند، می‌­نویسند. ممکن است تصور کنید که این روش یک نوع یادآوری است برای کاری که می­‌خواهند انجام دهند. اما در واقع این روش باعث ایجاد استرس در آن‌ها می­‌شود زیرا نمی‌­دانند چگونه باید شروع کنند.

به‌عنوان مثال، فرض کنید می‌­نویسید: “ارائه کار”. این یک نوشته مبهم است. زیرا وظایف خاص و قابل اجرا را شامل نشده است. می­‌توانید با نوشتن “پنج سخنرانی تد را در یوتیوب تماشا کنم”، “یک پیش‌نویس از سخنرانی‌­ام آماده کنم” یا “به سه ایده‌­ای که باید در سخنرانی مطرح کنم، بیشتر فکر کنم”، آن را بهتر کنید.

به‌یاد داشته باشید یادداشت­‌های خود را با دقت بنویسید. در این­‌صورت، متوجه خواهید شد که آیا به‌درستی کار خود را پیش برده­‌اید یا خیر. علاوه‌­بر­این، هر کاری باید معیارهای زیر را نیز داشته باشد:

  • یک نتیجه قابل اندازه‌­گیری را شامل شود
  • در یک بازه‌­زمانی مشخصی باید انجام شود
  • یک نقطه پایان مشخص داشته باشد

اشتباه شماره ۳: مدیریت نادرست زمان

اگر ندانید برای تکمیل یک کار چقدر زمان نیاز دارید با مشکل مواجه خواهید شد. همه ما با ایجاد فهرست‌هایی مملو از موارد مبهم این اشتباه را مرتکب شده‌­ایم. در هیچ‌­یک از موارد یادداشت نمی­‌کنیم که چقدر زمان لازم است برای اینکه کاری تکمیل شده و آن را ارزیابی کنیم. در این­‌صورت ممکن است کاری شما را از چند دقیقه تا چند روز معطل کرده باشد.

قبل از شروع هر کاری، یک بازه‌ ­زمانی برای آن در نظر بگیرید. این به شما یک چارچوب زمانی ساده از مواردی که در یک روز باید انجام دهید ارائه می‌کند. حتی اگر هم ندانید چگونه از این روش استفاده کنید، حداقل شروع به‌یادگیری نحوه مدیریت صحیح زمان خواهید کرد. البته این روشی است که نیاز به تمرین دارد. با این حال، اگر این تمرین را به‌طور منظم انجام دهید، در پیش‌بینی کارهایی که باید انجام دهید توانمند خواهید شد.

اشتباه شماره ۴: اجازه دهید اتفاقات پیش­‌بینی نشده شما را از مسیر خارج کنند

هر روز با روز دیگر فرق دارد. همه ما شرایط اضطراری و کارهای غیرمنتظره­‌ای را در طول روز تجربه کرده‌­ایم. درحالی‌­که برنامه‌­ریزی برای روز مهم است، انعطاف‌­پذیر بودن نیز به همان­ اندازه اهمیت دارد.

هر روز را با بررسی تقویم خود شروع کنید. ببینید برای انجام چه کارهایی برنامه‌­ریزی کرده‌اید. روزهای آینده را به‌دقت بررسی کنید. ببینید چه برنامه دیگری دارید. پس از انجام این کار، مطمئن شوید که هر روز حداقل یک ساعت وقت آزاد برای انجام کارهای برنامه­‌ریزی‌نشده در نظر گرفته باشید.

با این کار متوجه خواهید شد که در نظر گرفتن زمان آزاد برای مواقع اضطراری میزان استرس شما را کاهش می­‌دهد. در صورتی­ که کارها طبق برنامه پیش رفت و اتفاق غیرمنتظره‌­ای رخ نداد، از این زمان برای آن دسته از کارهای غیر مهمی که لیست پروژه‌­های شما را درهم می‌­ریزند، استفاده کنید.

اشتباه شماره ۵: تمرکز بر نتایج کوچک

ایجاد لیست­‌هایی که پر از کارهای به‌ظاهر فوری هستند وسوسه­‌انگیز است. این موارد ممکن است مهم به‌نظر برسند، اما واقعاً برای برنامه‌های بلندمدت ارزشمند نیستند.

فهرست کارها

لیست­‌های روزانه باید روی مواردی فوری واقعی (مانند یک جلسه مهم) یا فعالیتی که بیشترین تأثیر را بر اهداف شما دارد (مانند کار بر روی سخنرانی چندروز آینده) تمرکز داشته باشد. هر چه بیشتر روز خود را با تمرکز بر وظایف «مهم» شروع کنید، به دست­‌آوردهای بیشتری خواهید رسید.

شماره ۶: عدم ارتباط کارها با اهداف 

انگیزه ما اغلب ناشی از کار بر روی فعالیت­‌هایی است که واقعاً برایمان مهم هستند. به عبارت دیگر وقتی چیزی به هدف شما مربوط می‌­شود برای انجام آن نیازی به اراده ندارید – آنقدر مهم است که نمی‌­توانید منتظر بمانید تا در فرصت دیگری بر روی آن کار کنید.

قبل از ایجاد هر فهرستی از کارها، دلیل واضحی داشته باشید از اینکه چرا این مورد در فهرست شما گنجانده شده است. اگر موردی را صرفاً به این دلیل می­‌نویسید که شبیه کاری است که باید انجام دهید، پس دوباره در مورد علت گنجاندن آن در فهرست خود تجدید نظر کنید. حقیقت این است که وقتی یک کار با یک هدف بلندمدت مرتبط باشد، انگیزه و تمایل بیشتری برای انجام آن احساس خواهید کرد.

 اشتباه شماره ۷: عذاب وجدان از فهرست‌های ناقص 

بهترین راه برای کارآمدی، رعایت چهار نکته در نوشتن فهرست است. برخی از کارها بسیار فوری هستند. اگر برای این کارها زمان کمی داشته باشید، می‌­توانید کارهای دیگر را به خاطر آن‌ها نادیده بگیرید. علاوه‌­براین، به‌یاد داشته باشید که فهرست کارها موضوع مرگ یا زندگی نیست، بنابراین نباید برای کارهای ناقص عذاب بکشید.

یک­‌بار دیگر، توصیه این است که روز خود را با تمرکز بر سه کار مهم شروع کنید. اگر دو مورد از سه مورد را تمام کردید، خوشحال باشید. به­‌این ­دلیل که دو کار مهم روزتان را تکمیل کرده‌­اید.

منبع
آدینه بوک

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

دکمه بازگشت به بالا