آموزش و سرگرمی

هشت گام دستیابی به بیشترین نتایج در انجام کارها

نکات برگزیده مطلب
  • «تکنیک پومودورو» روشی رایج برای بخش‌بندی زمان و مدیریت سطح انرژی است. ایدۀ این تکنیک این است که 25 دقیقه به‌طور کامل بر روی انجام کاری تمرکز کنید و سپس یک استراحت 5 دقیقه‌ای داشته باشید.

هرکسی می‌تواند برنامه‌ای برای انجام امور بنویسد. چالش این است که کارها واقعاً انجام شوند. برخلاف باور رایج، هنگامی که می‌خواهید پروژه‌های مهم را به اتمام برسانید، فهرست وظایف شما واقعاً اهمیتی نخواهد داشت. آنچه اهمیت دارد، شناسایی «زمان درست» برای به عهده گرفتن وظایف مشخص است.

واقعیت این است که سطح انرژی شما در طول روز، نوسان خواهد داشت. در زمانی خاص، شما کاملاً پرانرژی و باانگیزه هستید تا کارهای سطح بالا را به عهده بگیرید. در زمان‌های دیگر، چه‌بسا خسته و بی‌انگیزه باشید و تنها بتوانید کارهای یکنواخت و تکراری را انجام دهید. این همان دلیلی است که چرا مهم است نه فقط فهرست کارهایی را که باید انجام شوند، تهیه کنید؛ بلکه باید برای تغییراتِ سطح انرژی‌تان هم برنامه‌ریزی کنید.

هنگامی که بدانید چگونه سطح انرژی‌تان را به بهترین شیوه مدیریت کنید، می‌توانید موارد بیشتری را در فهرست کارهایی که باید انجام شوند، تیک بزنید. در ادامه، برنامه‌ای هشت مرحله‌ای برای انجام بیشترین کارها، در بازۀ زمانی روزانه، ارائه می‌شود.

نوشته های مشابه

گام نخست: درک ماهیت «از رمق افتادنِ ضمیر خودآگاه»

«از رمق افتادنِ ضمیر خودآگاه» جایی است که همه‌چیز از آنجا شروع می‌شود. اساساً این اصطلاح مفهومی است که به مواردی اشاره دارد که افراد، هنگامی که کل روز را کار می‌کنند، کاهش توانایی در تنظیم افکار، احساسات و کنش‌هایشان را تجربه می‌کنند. به بیان دیگر، اگر شما برای به انجام رساندن کارها و وظایف انرژی صرف کنید، از انرژی و نیروی ارادۀ شما مصرف می‌شود. این امر تأثیری منفی بر توانایی شما برای انجام دیگر کارها می‌گذارد.

شما تنها به میزانی محدود نیروی اراده دارید. همچنان که در طول روز از آن بهره می‌گیرید، نیروی ارادۀ شما کاهش می‌یابد. این همان دلیلی است که چرا باید هنگامی که بیشترین انرژی را دارید (به عنوان مثال، در آغاز روز یا پس از استراحت)، کارهای دشوار را انجام دهید.

از رمق افتادنِ ضمیر خودآگاه برای هرکسی رخ می‌دهد و مستقیماً بر فهرست کارهای شما اثر می‌گذارد. پی‌بردن به اثر از رمق افتادنِ ضمیر خودآگاه و شناسایی بهترین زمان برای انجام دادن کارهای مهم، کلید کارآمدی، مولد بودن و تیک زدن موارد در فهرست کارهای شماست.

گام دوم: بدانید که چه‌زمانی بهتر کار می‌کنید

آیا تاکنون دربارۀ ریتم شبانه‌روزی چیزی شنیده‌اید؟ اگر نشنیده‌اید، در اینجا تعریفی کوتاه از آن را ارائه می‌کنیم. ریتم شبانه‌روزی چرخۀ فعالیت روزانۀ شما بر پایۀ یک بازۀ زمانی ۲۴ ساعته است. این چرخه تحت تأثیر تغییرات محیط زندگی (به عنوان مثال تغییر شب به روز) است و بر عادت خواب شما اثر می‌گذارد.

ریتم شبانه‌روزی

این ریتم‌ها بر انسان تأثیر می‌گذارند و نشان می‌دهند که چگونه زمان‌هایی خاص از روز برای انجام فعالیت‌هایی خاص بهتر هستند. ساعت اوج انرژی ذهنی در ریتم شبانه‌روزی ۹ صبح و ۹ شب و ساعت اوج برای فعالیت فیزیکی ۷ صبح و ۷ عصر هستند.

نکتۀ جالب این است که ریتم شبانه‌روزی جهان‌شمولی وجود ندارد. بخواهیم ساده بگوییم، برخی از افراد صبح‌ها بهتر کار می‌کنند. برخی دیگر عاشق این هستند که بهترین عملکرد خود را در عصرها نشان دهند. هدف این است که دریابید شما چه‌زمانی بهترین کارکرد را دارید و فعالیت‌ها را بر اساس چرخه انرژی‌تان برنامه‌ریزی کنید.

با برنامه‌ریزی براساس این ساعات اوج، رویکردی مؤثر برای تیک زدن کارها در فهرستتان خواهید داشت. مثلاً اگر شما یک آدم اول صبحی باشید و بخواهید بی‌وقفه هزار کلمه در روز بنویسید، بهترین زمان برای انجام چنین کاری زمانی بین ۶ صبح تا ۹ صبح خواهد بود.

گام سوم: برای کارها «درجه‌بندی انرژی» از یک تا پنج ایجاد کنید

پس از آنکه فهرست کارهای هفتگی‌تان را تنظیم کردید و پیش از آن‌که هریک از کارها را آغاز کنید، یک گام دیگر هست که باید اضافه کنید: هر یک از کارهای فهرستتان را با شماره‌های ۱ تا ۵ درجه‌بندی کنید. کاری که درجۀ آن یک باشد، کمترین میزان انرژی را نیاز دارد. مثال‌های آن خوردن قرص ویتامین یا خالی کردن سطل بازیافت رایانه‌تان است. کاری با درجه ۵ بالاترین سطح انرژی را نیاز دارد. نوشتن مقاله‌ای عمیق و ورزش کردن نمونه‌هایی از کارهایی هستند که به بیشترین میزان انرژی شما نیاز دارند. برای کارهایی که بین این دو سر طیف هستند، شماره‌های دو، سه و چهار را به کار بگیرید.

چرا این کار مهم است؟ اگر شما ندانید که برای هر کاری چه میزان تلاش لازم است، نمی‌توانید کارهایتان را به بهترین شیوه انجام دهید. برای آنکه روز را با انجام کارهایی که بیشترین انرژی را نیاز دارند، آغاز کنید، باید بدانید که کدام کارها بیشترین درجۀ انرژی را نیاز دارند. این کار به شما کمک می‌کند که کارِ برنامه‌ریزی برای روزتان را بهتر انجام دهید.

گام چهارم: با کارهای «نیازمند انرژی بالا» آغاز کنید

معمولاً بالاترین سطح انرژی شما در آغاز روز است. توصیه این است که از این زمان برای انجام مهم‌ترین وظایفتان بهره گیرید. چون در آن هنگام شما در بالاترین سطح انرژی هستید، باانگیزه و با تمرکز خواهید بود و نیروی ارادۀ بیشتری برای انجام هر کاری که به عهده می‌گیرید، خواهید داشت.

اینکه صبحتان را با انجام یک کار و تیک ‌زدن آن در فهرست کارها آغاز کنید، یک نیروی تقویتی برای شماست که بروید سراغ کار بعدی. شما احساس به نتیجه رسیدن را تجربه خواهید کرد که نگرش ذهنی ایده‌آلی است برای انجام کارهای مهم.

اینکه تلاش کنید کارهایی را که به انرژی بالایی نیاز دارند، در ادامۀ روز انجام دهید، اغلب اوقات فکر بدی است. ما معمولاً در انتهای روز خسته، زیر فشار و پریشان هستیم و همۀ اینها ممکن است به اهمال‌کاری بینجامد. راستش را بخواهید، هنگامی که پیشتر ساعت‌ها کار کرده باشید، واقعاً سخت است که کاری را آغاز کنید که انرژی زیادی می‌خواهد.

گام پنجم: کارهایی را که به انرژی کمی نیاز دارند، فعالانه به تعویق بیندازید

در فهرست کارهایی که باید انجام دهید، حتماً کارهایی هست که کمترین انرژی را می‌خواهند. اینها کارهایی مثل پاسخ دادن به تماس‌های از دست‌رفته، پاسخ دادن به نامه‌های الکترونیک و انجام کارهای روزمره هستند. این کارها نیاز به تمرکز بالایی ندارند، چرا که انجامشان ساده است. اینها کارهایی هستند که شما باید نگهشان دارید برای زمان‌هایی که خسته یا بی‌انگیزه هستید، مثلاً در بعد از ظهر یا پس از صرفِ یک ناهار مفصل.

برای نمونه، بررسی و پاسخ به نامه‌های الکترونیک معمولاً در درجه یک یا دو از درجه‌بندی سطح انرژی قرار می‌گیرد. در عین حال که این کار بخش مهمی از بیشتر مشاغل است، باید تنها پس از آنکه کارهای بزرگ‌تر و پیچیده‌تر را به اتمام رساندید، انجام شود.

گام ششم: پرسیدن یک سؤال ساده را تمرین کنید

اکنون، می‌دانیم که (برای بیشتر افراد) آغازِ روز زمانی است که شما بالاترین سطح انرژی خود را دارید؛ بنابراین مهم است که با کار کردن بر روی مهم‌ترین وظایف آغاز کنید. پس از آن، می‌توانید سراغ فهرست کارهایتان بروید و به کارهای باقی‌مانده نگاه کنید. هنگام تصمیم‌گیری برای کار بعدی، نکتۀ کلیدی این است که بر اینکه در آن لحظه چه احساسی دارید، تمرکز کنید.

از خودتان بپرسید:

«من، درست در همین لحظه، چقدر در مقیاس یک تا پنج انرژی دارم؟»

شاید به خودتان بگویید «حدوداً ۳». در فهرست کارهایتان دنبال آنهایی بگردید که جلویشان عدد سه را نوشته‌اید و یکی از آنها را شروع کنید. این کار شیوه‌ای عالی است برای تطابق دادن سطح انرژی خود با کارهایی که باید انجام دهید.

گام هفتم: چندین استراحت کوتاه داشته باشید

اینکه در تمام طولِ روز، سطح انرژی خود را بالا نگه دارید، شدنی نیست. این همان دلیلی است که چرا نیاز دارید به دفعات، استراحت‌های کوتاهی داشته باشید که به شما امکان دهد به سرعت تجدید قوا کنید. همانگونه که در بالا اشاره شد، پس از یک استراحت کوتاه، سطح انرژی شما در بالاترین سطح خود خواهد بود؛ پس، از این استراحت‌های کوتاه برای برتری خود بهره گیرید.

«تکنیک پومودورو» روشی رایج برای بخش‌بندی زمان و مدیریت سطح انرژی است. ایدۀ این تکنیک این است که ۲۵ دقیقه به‌طور کامل بر روی انجام کاری تمرکز کنید و سپس یک استراحت ۵ دقیقه‌ای داشته باشید. در طول استراحت، می‌توانید چندین کار انجام دهید: پنج دقیقه چشم‌هایتان را ببندید، بلند شوید و در اطراف قدمی بزنید، کش و قوسی به بدنتان بدهید یا آنکه گفتگویی سریع و کوتاه داشته باشید. نکتۀ کلیدی اینجاست که عادت «تعطیل کردن کار» برای چند دقیقه را در خود ایجاد کنید.

الگوی ۲۵ دقیقه کار و ۵ دقیقه استراحت، امری ثابت و مطلق نیست. بالاخره، شما می‌خواهید آن میزان زمانی را که برای خودتان مناسب است، طراحی کنید. برخی افراد می‌خواهند یک ساعت کار کنند و بعد از آن ۱۰ دقیقه استراحت کنند. برخی دیگر ۹۰ دقیقه می‌توانند کاملاً بر کاری تمرکز کنند و به‌دنبال آن استراحتی ۳۰ دقیقه‌ای داشته باشند.

توصیۀ من این است که پیش از آنکه بفهمید، کدام یک برای شما مناسب است، چند الگوی متفاوت را بیازمایید. یک زمان‌سنج تنظیم و سعی کنید تا زمانی که می‌شود بر انجام کاری تمرکز کنید. هنگامی که احساس کردید تمرکزتان ار بین رفته است، زمان‌سنج را متوقف و استراحت کنید. این کار را چندبار تکرار کنید، آن‌گاه الگویِ اینکه تا چه‌زمانی می‌توانید تمرکز کنید را پیدا می‌کنید.

گام هشتم: برای «روزهای مرخصی» آماده شوید

همۀ ما روزهای مرخصی داریم، این بخشی از طبیعت انسان است. راستش را بخواهید، روزهایی خواهد بود که شما بیمار، خسته یا درگیر مسائل خانوادگی باشید. این روزهای مرخصی مستقیماً بر توانایی شما برای انجام کارها، تأثیر دارند. می‌گویند حتی در روزهایی که احساس صد در صد بودن نمی‌کنید، راهی هست برای آن‌که کارآمد باشید.

توصیه این است که در فهرست کارهایتان بگردید و آن کارهایی را که به انرژی کمتری نیاز دارند، آن کارهایی که درجۀ انرژی یک یا دو دارند، بیابید. تلاش برای انجام کارهایی که سطح بالایی از انرژی می‌خواهند، وقتی شما حس و حالش را نداشته باشید، ممکن است کاملاً ناامیدکننده باشد و حتی انگیزۀ شما را از بین ببرد. به جای آن، اینگونه کارها را برای روزهای بعدی در هفته نگه‌دارید و کارهایی را انجام دهید که واقعاً می‌توانید به پایان برسانید.

منبع
آدینه بوک

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

دکمه بازگشت به بالا