آموزش و سرگرمی

لیست کارهای بسیار مهم (MIT)

نکات برگزیده مطلب
  • شروع هر روز با تمرکز بر کارهای مهم، روشی عالی برای تکمیل فعالیت‌های باارزش و جلوگیری از هدردادن انرژی است. متوجه خواهید شد که به‌جای «پیداکردن زمان» برای انجام کارها، روی کارهای اولویت‌دار فعالیت می‌کنید.

درحالی‌که فهرست هفتگی مملو از فعالیت‌های تکراری و قرار ملاقات‌های برنامه‌ریزی‌شده است، فهرست کارهای بسیار مهم (MIT) [۱] بر سه کار بسیار مهم متمرکز است که در یک روز مشخص انجام می‌شوند.

MIT زمانی بهترین عملکرد را دارد که دو کار را انتخاب کنید که اهمیت فوری دارند (مانند کار بر روی یک ارائه یا یک پروژۀ بزرگ) و سومی هم یک عادت مهم باشد (به عنوان مثال، یکی از MIT ها می‌تواند نوشتن باشد).

یکی دیگر از جنبه‌های مهم این فرآیند، داشتن هدفی آشکار از کار مورد نظر و زمان تقریبی انجام آن است که به معنای تعیین اهداف مشخص و قابل‌اندازه‌گیری است. مثلاً فرض کنید در حال کار بر روی کتاب بعدی خود هستید. به‌جای یادداشت کردن یک MIT به شکل «بخش بعدی کتاب را بنویسم»، مایلستون یا نقطه عطفی مانند این تعیین کنید: «۱۵۰۰ کلمه از رمان داستانی ……… را بنویسم».

نوشته های مشابه

پیشنهاد این است که اولویت‌های روزانه خود را حول تکمیل سه مورد تنظیم کنید. سعی کنید آن‌ها را (اگر می‌توانید) در اولین بخش روز کاری انجام دهید. به‌این ‌ترتیب، اگر یک موقعیت اضطراری ایجاد شود، آنقدرها هم برای شما مشکل ایجاد نخواهد کرد، به این دلیل که قبلاً مواردی که بیشترین تأثیر را بر زندگی شما دارند، تکمیل کرده‌اید.

در نهایت، ترفند ایجاد MIT های کاربردی این است که آن‌ها را در پایان روز کاری یا اول صبح تهیه کنید. به‌این ‌ترتیب شما برداشت روشنی از وظایفی که واقعاً مهم هستند، خواهید داشت.

نحوه ایجاد MIT

ایجاد لیست MIT آسان است – معمولاً این روشی است که کمتر از پنج دقیقه زمان می‌برد. به‌سادگی این هفت مرحله را دنبال کنید:

  1. از روش Post-It یا نمایه کوچک استفاده کنید (این کار مانع گنجاندن کارهای زیاد در برنامه می‌شود).
  2. هر روز را با تعیین سه کار مهم برای روز بعد به پایان برسانید – یا این تمرین را اول صبح انجام دهید.
  3. این لیست را اولویت‌بندی کنید و مهم‌ترین کار را در رأس آن قرار دهید.
  4. وظایف یا قرار ملاقات‌های اجباری را تعیین کنید.
  5. بیدار شوید و بلافاصله شروع به کار بر روی فعالیت شماره ۱ کنید تا زمانی که کامل شود، سپس کار شماره ۲ و بعد کار شماره ۳.
  6. هرگونه فعالیت یا قرار ملاقات اجباری را بین این سه کار برنامه‌ریزی کنید (نحوه تکمیل آن‌ها به برنامه زمانی خاص شما بستگی دارد).
  7. ادامه روز را به تمرکز بر سایر کارهای فهرست هفتگی بگذرانید.

به‌شدت توصیه می‎‌شود که شناسایی روزانه MIT را آغاز کنید. شروع هر روز با تمرکز بر کارهای مهم، روشی عالی برای تکمیل فعالیت‌های باارزش و جلوگیری از هدردادن انرژی است. متوجه خواهید شد که به‌جای «پیداکردن زمان» برای انجام کارها، روی کارهای اولویت‌دار فعالیت می‌کنید.

لیست کارهای بسیار مهم (MIT)

لیست کارهای چاپی در مقابل لیست کارهای دیجیتالی

در مورد مدیریت فهرست کارها دو مکتب فکری وجود دارد. اول رویکرد قلم و کاغذ (فهرست چاپی) است که در آن لیست‌های چاپی را که در یک کلاسور نگهداری می‌شوند، حفظ کنید. روش دوم استفاده از نرم‌افزار یا اپلیکیشنی است که می‌توانید در پلتفرم‌های مختلف به آن دسترسی داشته باشید. بیایید به مزایای هرکدام بپردازیم.

گزینۀ ۱: لیست کارهای چاپی

گزینۀ اول مشخص است – اساساً شما یک لیست چاپی برای همۀ پروژه‌ها، لیست­‌های هفتگی و لیست ایده‌‌ها در اختیار دارید. شما می‌توانید این لیست‌ها را در یک فایل یا یک کلاسور، همیشه همراه خود، نگهداری کنید.

بسیاری از مردم این گزینه را دوست دارند؛ زیرا می‌توانند هنگام برنامه‌ریزی هفتگی یا کار روی یک پروژه به این لیست‌ها مراجعه کنند. با یک لیست چاپی، لازم نیست زمانی که باید کار بعدی خود را شناسایی کنید، گوشی خود را بیرون بیاورید یا یک برنامه نرم‌افزاری بارگذاری کنید. این لیست‌ها می‌توانند همیشه باز باقی بمانند و ساختاری برای روز کاری شما ارائه دهند.

برای افراد قدیمی، رویکرد فهرست کاغذی آشناتر است. در اینجا چند دلیل برای کارکرد این روش ارائه می‌شود:

  • نوشتن کارها در واقع به شما کمک می‌کند تا آن‌ها را راحت‌تر به‌خاطر بسپارید.
  • پیداکردن و استفاده از یک‌تکه کاغذ ساده، باتوجه‌به تعداد زیادی برنامه که اکثر ما در تلفن‌هایمان داریم، اغلب آسان‌تر است.
  • یک حس مثبت از موفقیت همراه با خط زدن موارد، نسبت به‌حذف آن‌ها از تلفن وجود دارد.
  • شما می‌توانید تمام لیست‌های خود را در یک کلاسور نگهداری کنید که در نقش یک «راهنمای عملیاتی» برای زندگی شما عمل کند.

البته، استفاده از فهرست چاپی چند ایراد هم دارد:

  • دسترسی دائمی به لیست‌های خود ندارید. اگر پوشه‌ای را فراموش کنید، ممکن است به یاد نیاورید که چه‌کارهایی را باید تکمیل کنید.
  • چاپ هر هفته فهرست خام خسته‌کننده است (و سازگار با محیط‌زیست نیست).
  • همراه داشتن همیشگی یک کلاسور راحت نیست.

اکنون که مزایا و معایب لیست‌های چاپی را دانستید، اجازه دهید در مورد مزایای نسخه‌های دیجیتال هم صحبت کنیم.

گزینۀ ۲: لیست کارهای دیجیتالی

نسخه‌های دیجیتالی فهرست‌ کارها بسیار عالی هستند، زیرا قابل‌حمل بوده و در چندین پلتفرم (مانند رایانه رومیزی و تلفن همراه) قابل‌اجرا می‌باشند. این گزینه، راهی ساده برای نگه‌داشتن سابقه‌ای از کارهای شما است.

کلید پیداکردن ابزار مناسب برای این کار، استفاده از برنامه‌هایی است که دارای رابط کاربری ساده هستند. یکی از این برنامه‌های رایگان RTM [۲] است:

برنامه‌ رایگان RTM

  • کارها را به‌سرعت و به‌راحتی مدیریت می‌کند. یک رابط بصری ارائه می‌دهد که مدیریت وظایف را سرگرم‌کننده می‌کند.
  • با Android، BlackBerry 10، Evernote، Gmail، Google Calendar، iPad/iPhone، Microsoft Outlook و Twitter سازگار است.
  • می‌توانید در هرکجا یادآوری دریافت نمایید. نحوه دریافت یادآوری را می‌توانید انتخاب کنید. گزینه‌های این برنامه، ایمیل، پیامک و سرویس‌های پیام‌رسان فوری مانند Google Talk و Skype هستند.
  • فهرست‌ها را هرطور که می‌خواهید سازماندهی کنید. هر تعداد لیستی که می‌خواهید ایجاد و آن‌ها را در یک فایل ذخیره کنید تا به‌راحتی ببینید چه چیزی باید تکمیل شود.
  • کارها و لیست‌ها را با مخاطبین خود به اشتراک گذاشته، ارسال و منتشر کنید. به‌طرف مقابلتان یادآوری کنید که کارهای مربوطه را انجام دهد.
  • زمان خود را برنامه‌ریزی کنید. ببینید امروز و فردا چه چیزی قرار است انجام دهید. اولویت‌بندی کنید. این برای ایجاد MITهای ساده هر روز صبح عالی است.
  • کارهای خود را به‌صورت فهرست‌های هوشمند ذخیره کنید، این لیست‌ها به‌طور خودکار با تغییر کارهای شما به‌روز می‌شوند.
  • کارها را در تقویم خود قرار دهید. می‌توانید کارهای نوشته شده در RTM را در ایمیل‌ها و تقویم خود مدیریت کنید، زیرا با Gmail و تقویم Google سازگار است. این به شما کمک می‌کند تا کارهای آینده را مرور کرده و آن‌ها را اضافه/ویرایش کنید.
  • به‌صورت جهانی در دسترس است. RTM روی پلتفرم‌های آیفون، آی‌پد و اندروید اجرا می‌شود. حتی می‌توانید از آن در iOS برای اضافه‌کردن کارهای جدید استفاده کنید. حتی می‌توان آن را با Evernote و Microsoft Outlook همگام کرد.

همان‌طور که می‌بینید، کارهای زیادی را می‌توانید با RTM خود انجام دهید. در ظاهر، ممکن است یک برنامه ساده به نظر برسد، اما متوجه خواهید شد که ابزار قدرتمندی است که می‌توانید از آن برای مدیریت لیست‌های خود استفاده کنید.

اگر به دلایلی RTM مورد پسند شما نبود، برنامه‌های زیر نیز پیشنهاد می‌شوند:

Any.do

Toodledo

Wunderlist

Minimalist To Do List

خب، اینجا جایی است که باید تصمیم بگیرید و عمل کنید. شما دو انتخاب دارید: لیست کارهای چاپی یا دیجیتالی. بهترین گزینه چیست؟ همه چیز به ترجیح شخصی شما بستگی دارد.

نسخه دیجیتال برای افرادی که به گوشی‌های هوشمند خود متصل هستند، عالی است. ازآنجایی‌که این افراد قبلاً زندگی خود را از طریق برنامه‌های دیگر مدیریت می‌کردند، ایجاد عادت منظم برای تهیه لیست کارها با برنامه‌ای مانند Remember the Milk برایشان آسان است.

ممکن است دیگران نسخه چاپی فهرست کارها را ترجیح ‌دهند. می‌توانید لیست‌ها را در طول روز کاری خود، در کنار رایانه، باز بگذارید. این یک یادآوری است که چه پروژه‌هایی باید تکمیل شوند و انرژی خود را در کجا باید متمرکز کنید.

در نهایت شما باید بفهمید که چه چیزی برای شما مناسب‌تر است. هر کس نگرش شخصی خود را دارد.

ایجاد لیست کارهایی که باید انجام دهید، تنها نیمی از فرآیند است. آنچه مهم است، این است که به طور مداوم به آن عمل کنید.

[۱] Most Important Things

[۲] Remember the Milk (RTM)

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

دکمه بازگشت به بالا