تهیه فهرست کارها: لیست پروژه‌ها
لیست پروژه، شامل ایده‌هایی است که دارای چندین مرحله هستند و در بیشتر مواقع امکان کامل کردن آن‌ها در یک روز نیست. به‌همین دلیل، تبدیل یک ایده به یک پروژه عملگرا، بسیار مهم است. مواردی وجود دارند که باید در این لیست گنجانده شوند:
- داشتن مهلت مشخص – موعد مقرر، شامل نقاط عطف برای وظایف خاص.
- اقدامات و وظایف واحد. هر‌چه کاری کوچک‌تر و خودکارتر باشد، انجام‌پذیرتر است.
- پروژه‌های جداگانه برای هر ایده. اگر روی پنج پروژه کار می‌کنید، باید پنج لیست داشته باشید.
خیلی ساده به نظر می‌رسد، درست است؟ بیایید یک پروژه ساده کاری را بررسی کنیم.
تصور کنید امروز ۱ ژوئیه ۲۰۲۲ است و شما در ۱ سپتامبر ۲۰۲۲ یک سخنرانی بسیار مهم برای ارائه دارید. با داشتن لیست پروژه، از تاریخ ارائه به عقب بر‌می‌گردید و مراحلی را که باید در طول مسیر طی کنید، ترسیم می‌کنید. همچنین می‌توانید کل فرآیندی را که قرار است طی دو ماه آینده انجام شود، به نقاط عطف تقسیم کنید و ببینید که این برنامه چگونه به نظر می‌رسد.
۱. یک موضوع پویا را برای ارائه در کنفرانس انتخاب کنید. (مهلت: ۸ جولای ۲۰۲۲)
۲. ارائه را به سازمان‌دهندگان ارائه دهید و مطمئن شوید که از موضوع راضی هستند. (مهلت: ۱۵ جولای ۲۰۲۲)
۳. یک نقشه ذهنی و یک نمای کلی از آنچه که ارائه شما را پوشش می‌دهد، داشته باشید. (مهلت ۱۷ جولای ۲۰۲۲)
۴. با “مخاطبان هدف ” صحبت کنید و از تفکرات آن‌ها مطلع شوید، چالش‌ها و موانع را بشناسید. (مهلت ۲۲ جولای ۲۰۲۲)
۵. داده‌ها، معیارها و آمار مربوطه را جمع‌آوری کنید. (مهلت ۲۵ جولای ۲۰۲۲)
۶. اطلاعات را به ترتیب منطقی، سازماندهی کنید. (مهلت ۲۸ جولای ۲۰۲۲)
۷. یک پیش‌نویس اولیه از ارائه تهیه کنید. (مهلت ۵ آگوست ۲۰۲۲)
۸. بازخورد همکاران و نظرات دوستان و اعضای گروه مربوطه را جویا شوید. (مهلت ۱۲ آگوست ۲۰۲۲)
۹. نسخه‌ی دوم، سوم و نهایی ارائه را بنویسید. (مهلت ۱۹ آگوست ۲۰۲۲)
۱۰. تا زمانی که کامل بر ارائه مسلط شوید، آن را تمرین کنید. (مهلت ۳۰ آگوست ۲۰۲۲)
۱۱. ارائه خود را به نمایش بگذارید. (مهلت ۱ سپتامبر ۲۰۲۲)
توجه داشته باشید که این شامل ترکیبی از اقدام‌ها و عادت‌های واحد است. یعنی نه تنها هر مورد را باید تکمیل کنید بلکه باید هر روز زمان‌هایی را برای تمرین ارائه خود اختصاص دهید.
بدیهی است که هر پروژه متفاوت است و نکته کلیدی در اینجا این است که شروع و پایان کار را باید در ذهن خود مرور کنید و سپس از نقطه پایان به سمت عقب حرکت کنید تا بفهمید چه چیزهایی باید تکمیل شوند. یکی از مشکلات عمده مردم در تهیه لیست پروژه‌ها این است که آن‌ها نمی‌توانند به تمام کارهای لازم برای تکمیل یک پروژه فکر کنند. درحالی‌که برخی افراد ایجاد لیست‌های خطی (مانند لیست پروژه) را دوست دارند، برخی دیگر هم فرآیند نقشه‌های ذهنی را ترجیح می‌دهند.
