آیا شما هم برای خود فهرستی از ایده‌های جذابتان را تهیه کرده‌اید؟
- دیوید آلن در کتاب به "انجام رساندن کار"، خوانندگان را تشویق می‌کند که از نرم‌افزار اورنوت استفاده کنند. وی اورنوت را "ضبط صوت همه‌کاره" می‌نامد. منظور او این است که همه ایده‌ها باید در یک جا نگهداری شوند. اورنوت راه‌حل فوق‌العاده‌ای برای حفظ ایده‌ها و تبدیل آنها به پروژه است.
در لیست ایده‌ها شما فقط باید تمام ایده‌های خوبی را که در طول روز به ذهنتان خطور می‌کند، جمع‌آوری کنید. در واقع شما نمی‌دانید که کدام یک از ایده‌ها تبدیل به درآمد میلیون دلاری خواهد شد. به‌همین دلیل کار اصلی شما این است که عادت کنید هر چیزی را که به ذهنتان می‌رسد، یادداشت کنید؛ حتی اگر به نظرتان احمقانه می‌رسد.
دو روش برای خلق ایده‌های جذاب وجود دارد: نرم‌افزار Evernote و فایل ۴۳ پوشه‌ای.
روش اول: نرم‌افزار Evernote
Evernote یک نرم‌افزار یادداشت‌برداری سازمان‌دهی‌شده است. با کمک این برنامه می‌توانید تمام کارها و ایده‌های مختلف خود را داخل سیستم رایانه یا گوشی همراه خود داشته باشید. این نرم‌افزار رایگان است و ماهانه نیز به‌صورت خودکار به‌روز می‌شود. نرم‌افزار اورنوت، به علت رایگان بودن، بسیار مناسب و کاربردی است. درحالی‌که نرم‌افزارهای پولی دیگری هم هستند که در پروژه‌های متعدد می‌توانید از آنها به بهترین شکل استفاده کنید.
اورنوت مزیت‌ها و ویژگی‌های مختلفی دارد که در ادامه برای شما توضیح می‌دهم:
- یکی از مزیت‌های اورنوت ایجاد فایلی از مدارک مهم و شخصی است که راحت می‌توانید به‌آن دسترسی داشته باشید. به‌همین دلیل همیشه می‌دانید که اطلاعاتتان دقیقاً در کجا ذخیره شده‌اند. این باعث می‌شود که اطلاعات و یادداشت‌های شخصی خود را در دفترچه خصوصی و محرمانه‌ای به‌صورت مجازی نگهداری کنید. درعین‌حال می‌توانید یادداشت‌های کاری خود را در فایل مربوط به کار، ذخیره نمایید.
- این برنامه فرصتی را به شما می‌دهد که می‌توانید به اطلاعات خود با هر فرمتی که باشند دسترسی داشته باشید. همه یادداشت‌ها، کلیپ‌ها، فایل‌ها و عکس‌هایی که در تلفن همراه یا در رایانه شخصی خود دارید به‌راحتی در دسترس شما قرار می‌گیرند. حتی زمانی که دسترسی به اینترنت ندارید هم می‌توانید به‌صورت آفلاین از این برنامه استفاده کنید.
- اورنوت دارای قابلیت وب کلیپر (Web Clipper) هم هست. این قابلیت به شما امکان می‌دهد تا دفترچه‌ای از فایل‌ها و تصاویر برای خود ایجاد کنید. علاوه بر اینکه برای هر یک از فایل‌ها، متناسب با نیاز خود می‌توانید برچسب مشخص قرار دهید و قابلیت جستجو را نیز دارد.
- از مزیت‌های دیگر این برنامه، قدرت جستجوی آنلاین است؛ به‌این صورت که به‌طور خودکار همه یادداشت‌های شما را به‌طور محرمانه در گوگل قرار می‌دهد. زمانی که لینک‌های مختلفی برای یادداشت‌های خود قرار داده باشید، این قابلیت به شما کمک می‌کند به‌راحتی به موردی که می‌خواهید دسترسی پیدا کنید.
- با نرم‌افزارهای گوشی همراه شما منطبق می‌شود و به‌راحتی می‌توانید عکس، فیلم‌ها و فایل‌ها را مستقیماً از طریق ایمیل به‌حساب کاربری خود در اورنوت ارسال کنید. همچنین اورنوت دارای قابلیت اسکن OCR است که می‌توانید کلمه‌های مختلف را در میان اسناد و مدارک خود جستجو کنید.
- برای طبقه‌بندی متن‌ها نیز می‌توان از این برنامه استفاده کرد. اورنوت اسناد شما را بایگانی و طبقه‌بندی کرده و در دسترس شما قرار می‌دهد. در این صورت دیگر نیازی به استفاده از کمدهای مملو از کاغذهای مختلف ندارید. کاغذهایی که به‌راحتی می‌توانند آسیب ببینید یا مورد سرقت قرار بگیرند.
- همچنین اورنوت دارای قابلیت ذخیره صوتی است. می‌توانید به‌سرعت ایده‌ای را که به ذهنتان می‌رسد ضبط کنید. یک پخش‌کننده صوتی هم دارد که به شما امکان می‌دهد صداهای ضبط شده را بدون نیاز به دانلود، در سیستم یا گوشی خود گوش کنید.
- امکان انتقال اطلاعات از رایانه به گوشی و برعکس را نیز دارد. به‌راحتی می‌توانید تمام محتواها را میان سیستم‌های خود جابه‌جا کنید.
- اورنوت برنامه کاربردی برای استفاده در رایانه است. علاوه بر اینکه این قابلیت را دارد که اطلاعات و یادداشت‌های شما را طبق درخواست خودتان بر روی وب‌سایت قرار دهد. این فرصت خوبی است که در صورت دسترسی نداشتن به رایانه، ایمیل یا گوشی خود، به‌راحتی در هر رایانه‌ای و با هر مرورگری به اطلاعات خود دست پیدا کنید. یعنی خیلی راحت می‌توانید دستور پخت کیک بلوبری را از روی وب‌سایت بر روی سیستم خود منتقل کنید یا زمانی که در خواروبارفروشی هستید، به‌راحتی در گوشی خود دستور پخت غذای موردعلاقه خود را مطالعه کنید یا زمانی که در منزل دوستانتان هستید، آن را در سیستم شخصی دوستتان جستجو کنید.
- همچنین اورنوت برنامه‌های رایانه یا گوشی شما را با آخرین نسخه‌های خود به‌روز می‌کند؛ بنابراین در هر لحظه جدیدترین برنامه ایده‌پردازی را دارید. برنامه اورنوت با سایت اورنوت در ارتباط است. هرزمانی که یادداشت جدیدی در هر یک از قالب‌های اورنوت ایجاد شود، پیغام آن برای شما نمایش داده شده و در دستگاه‌های شما آپلود می‌شود.
روش دوم: فایل ۴۳ پوشه‌ای
اگر برای طبقه‌بندی و برنامه‌ریزی به اپلیکیشن مناسبی دسترسی ندارید، باید دنبال راه‌حل دیگری بگردید. نوشتن ایده‌ها یک بخش موضوع است؛ بخش دیگر مربوط به عملی کردن آن ایده‌هاست. به همین دلیل از روش فایل ۴۳ پوشه‌ای استفاده کنید.
دیوید آلن بارها در مورد استفاده از یک برنامه مناسب برای بایگانی مجازی صحبت کرد. ولی مرلین مان روش هوشمندانه فایل ۴۳ پوشه‌ای را برای اولین‌بار مطرح نمود. نمای کلی این روش را می‌توانید در ادامه ملاحظه کنید.
به‌طور خلاصه این روش، یک رویکرد سیستماتیک برای پیگیری ایده‌هاست. در این روش برای شروع کار، یک کمد بایگانی به همراه ۱۲ پوشه برای هر ماه نیاز دارید. در ادامه، برای هر پوشه ۳۱ پوشه دیگر به‌عنوان تعداد روزهای ماه در نظر بگیرید. حالا در مجموع ۴۳ پوشه برای روزهای سال دارید. در پشت پوشه مربوط به ماه جاری، ۳۱ پوشه قرار دهید. در ادامه آن پوشه‌های ماه‌های بعدی را قرار دهید.
در بررسی‌های هفتگی، این پوشه‌ها، پیگیری ایده‌های خاص در یک تاریخ مشخص را به شما یادآوری می‌کنند. کاری که شما باید انجام دهید این است که عادت کنید هر روز این پوشه‌ها را بررسی کرده و برای هرکدام اقدام به عمل کنید.
فایل ۴۳ پوشه‌ای برای اجرا کردن کارها
استفاده از این روش اندکی هزینه دارد ولی سرمایه‌گذاری ارزشمندی است برای اینکه در مسیر درست قرار بگیرید. در این صورت ایده‌ها و کارهای خود را فراموش نمی‌کنید.
در ادامه به شما می‌گویم که چگونه شروع به استفاده از روش فایل ۴۳ پوشه‌ای کنید:
- قسمتی از مخزن یا اتاق شما مربوط به مدارک و دسته‌بندی‌های مربوط به آنها است.
- در آن قسمت یک کمد بایگانی ۵۰ پوشه‌ای با برچسب قرار دهید.
- هر کار یا ایده را در یک جای مشخص از کمد قرار دهید به‌طوری‌که در بررسی‌های بعدی بدانید هر یک را در کدام بخش قرار داده‌اید.
- همه موارد را مرور کنید.
- زمانی را به بررسی پروژه‌ها یا برنامه‌ریزی کارها اختصاص دهید.
- کارها و پروژه‌ها را پیوسته با خود تکرار کنید.
- برای خود یک زنگ هشدار قرار دهید تا بررسی فایل‌ها را به شما یادآوری کند.
می‌بینید که استفاده از این روش بسیار ساده است. در این صورت دیگر نمی‌توانید موردی را فراموش کنید. زمانی که برای پیگیری کارها از وسیله‌ای برای یادآوری استفاده می‌کنید، در این صورت دیگر ذهن شما درگیر مسائل بیهوده نمی‌شود. به‌جای آن ذهنتان آزاد است و به‌راحتی می‌توانید روی برنامه و پروژه‌های خود تمرکز کنید. صرف‌نظر از روش و برنامه‌ای که برای خود انتخاب می‌کنید، همیشه دوست دارید ایده جدیدی نوشته و آن را در جایی نگهداری کرده و مرتباً آن را بررسی کنید.
روش اورنوت در برابر فایل ۴۳ پوشه‌ای
همان‌طور که می‌بینید هر دو روش مزیت‌های زیادی دارند. اما سؤال اصلی این است که بهترین روش کدام است؟
به نظر می‌رسد نرم‌افزار اورنوت گزینه مناسب‌تری است زیرا این نرم‌افزار با همه بخش‌های زندگی هماهنگ است. به‌عنوان مثال، وقتی موقع رانندگی ایده‌ای به ذهنتان می‌رسد بلافاصله می‌توانید از ویژگی ضبط صدای این برنامه استفاده کنید. یا زمانی که از ایمیل‌ها در رایانه شخصی خود استفاده می‌کنید، به‌راحتی می‌توانید از قابلیت درج در وب هم استفاده کنید و در نهایت زمانی که در حال پیاده‌روی هستید، می‌توانید ایده‌های مختلف را ضبط کنید. تقریباً هرجایی که می‌روید از اورنوت می‌توانید برای نگهداری اطلاعات و ایده‌های خود استفاده کنید.
دیوید آلن در کتاب به “انجام رساندن کار”، خوانندگان را تشویق می‌کند که از این نرم‌افزار استفاده کنند. وی اورنوت را “ضبط صوت همه‌کاره” می‌نامد. منظور او این است که همه ایده‌ها باید در یک جا نگهداری شوند. اورنوت راه‌حل فوق‌العاده‌ای برای حفظ ایده‌ها و تبدیل آنها به پروژه است.
