- با داشتن چهار لیست مجزا، فرصتی برای خلق ایده‌های عالی، تفکیک کارهای مختلف، فوری و فعالیت‌های روزانه خواهید داشت.
برخی از افراد با استفاده از لیست‌های نامنظم، روشی نابسامان را اتخاذ می‌کنند. این افراد، همه ایده‌ها، شرایط خاص و فوری را در لیست‌های یکسان وارد می‌کنند. به همین دلیل انجام برخی از کارها برایشان دشوار است. با کمی دقت پی می‌بریم که افراد زیادی از ایمیل‌های خود برای مدیریت کارهایشان استفاده می‌کنند؛ اینها همانهایی هستند که لیستی مملو از کارهای انجام نشده و غیرقابل‌انجام دارند.
واقعیت این است که کارها، پروژه‌ها و ایده‌های افراد با یکدیگر فرق دارند. برخی از کارها فوری هستند. این قبیل کارها باید به‌سرعت انجام شوند. برخی از کارها مواردی هستند که باید آنها را انجام دهید، البته فقط در زمان‌هایی که وقتتان آزاد باشد. تا زمانی که یک برنامه عملیانی دقیق و درست نداشته باشید، نمی‌توانید برخی از کارها را به‌درستی پیش ببرید.
مسئله این است که بسیاری از افراد نمی‌دانند در چه بخشی از یک پروژه قرار دارند. آنها نمی‌دانند چه کاری عملی است و چه کاری در سطح ایده است. برای اینکه بهره‌وری خود را افزایش دهید، باید فعالیت‌هایی را که روز، هفته و ماه شما را تشکیل می‌دهند، به‌طور کامل مشخص کنید.
چهار نوع لیست برای انجام کارها معمول است. هر یک از این لیست‌ها عملکردهای خاص خود را دارند.
با استفاده از این چهار لیست متوجه خواهید شد که تمرکز روی کارهای مهم و جلوگیری از انجام کارهای مختلف که در نگاه اول همگی فوری به‌نظر می‌رسند کار سختی نیست.
لیست شماره ۱: فهرستی از ایده‌ها
این لیست مربوط به نوشتن ایده‌هایی است که می‌خواهید در آینده دنبال کنید. برخی از آنها به‌سرعت قابل اجرا هستند. ولی برخی از ایده‌ها، مواردی هستند که هرگز به آنها نخواهید رسید. نکته مهم این است که در طول هفته فقط می‌توانید یک ایده را به این لیست اضافه کنید.
لیست شماره ۲: لیست پروژه‌ها
اگر نیاز است کاری به دو بخش تقسیم شود، آن را در لیست پروژه‌ها قرار دهید. این لیست اساساً فهرستی از مراحل کاری است که فعالیت موردنظر شما را از یک ایده به پروژه تبدیل می‌کند.
لیست شماره ۳: لیست کارهای هفته
همه ما کارهای فوری و قرار ملاقات‌های برنامه‌ریزی‌شده‌ای داریم. آنها معمولاً مجموعه‌ای از وظایف شخصی و حرفه‌ای هستند که باید در یک روز و زمان خاصی انجام شوند. قبل از اینکه برنامه هفتگی خود را طراحی کنید باید دقت کنید که نیاز است در این لیست چه‌کارهایی را انجام دهید.
کارهای مربوط به پروژه‌های مختلف نیز باید در این لیست قرار بگیرند. این کارها مواردی هستند که باید برای ادامه پروژه‌ها استفاده شوند؛ بنابراین روزهایی از هفته را برای کار بر روی این پروژه‌ها اختصاص دهید.
لیست شماره ۴: لیست مهم‌ترین کارها
لیست کوتاهی (معمولاً سه مورد یا کمتر) از کارهایی را که برای شما در طول روز اولویت دارند مشخص کنید. منظور من این است که قبل از انجام هر کاری باید اولویت‌های خود را مشخص کنید. البته شما با استفاده از این روش، نسبت به افرادی که روز خود را با چک کردن فیس‌بوک و پاسخ به ایمیل‌ها تلف می‌کنند، بهره‌وری بیشتری خواهید داشت.
ممکن است به نظر برسد که ایجاد چهار لیست جداگانه، کار بیهوده‌ای است. چرا باید چنین کار بیهوده‌ای را برای انجام فعالیت‌های خود در نظر بگیرید؟
پاسخ بسیار مشخص است.
با داشتن چهار لیست مجزا، فرصتی برای خلق ایده‌های عالی، تفکیک کارهای مختلف، فوری و فعالیت‌های روزانه خواهید داشت.
همچنین زمانی که روز خود را با برنامه از پیش‌تعیین‌شده شروع می‌کنید، مدیریت زمان آسان‌تر خواهد بود. در نهایت احساس غرق‌شدن در بین کارهای مختلف، شما را آزار نخواهد داد. باید بر روی کارهای مهم تمرکز کنید و فقط در زمانی که وقت آزاد و اضافی دارید، روی کارهای دیگر متمرکز شوید.
