آموزش و سرگرمی

تنظیم فهرست کارهای هفته

نکات برگزیده مطلب
  • توصیه این است که سه نوع مختلف از کارها را در لیست کارهای هفته خود بنویسید: کارهای معمولی که نیاز به تقویت دارند – مانند عادت‌های جدید، جلسات و قرارهای برنامه‌ریزی‌شده، و برنامه‌های شخصی.

همه ما وظایفی هم داریم که برای انجام آن‌ها باید به‌صورت روزانه تلاش کنیم. اینها قسمتی از یک پروژه نیست که به یکباره انجام شوند بلکه فعالیت‌هایی هستند که باید به‌طور منظم و هر روز تکمیل گردند. مثلاً می‌توان به‌بررسی پیام‌های ایمیل، برقراری تماس‌های تلفنی و انجام کارهای دیگر اشاره کرد. علاوه بر اینکه باید این قدرت را داشته باشید که جلسات بدون برنامه، قرار ملاقات‌ها و تعهدات شخصی غیرضروری را کنار بگذارید. همه این موارد باید در لیستی به نام “فهرست کارهای هفته” قرار گیرند.

کارهای معمولی و تکراری بخش عمده‌ای از روز شما را تشکیل می‌دهند، بنابراین مهم است که برایشان برنامه‌ریزی کرده و آن‌ها را در تقویم خود یادداشت کنید. بااین‌ حال مراقب باشید که همه دقیقه‌های روز خود را از کارهای مختلف پر نکنید. عادت کردن به کارهای تکراری در طول هفته مانند داشتن یک رژیم طاقت‌فرسا است که استرس غیرضروری در شما ایجاد می‌کند.

توصیه این است که سه نوع مختلف از کارها را در لیست کارهای هفته خود بنویسید: کارهای معمولی که نیاز به تقویت دارند – مانند عادت‌های جدید، جلسات و قرارهای برنامه‌ریزی‌شده، و برنامه‌های شخصی. برای نشان‌ دادن این مفهوم، اجازه دهید هر مورد را جداگانه بررسی کنیم.

کارهای معمولی و تکراری

فهرست هفتگی، فهرست کارهای معمولی شما نیست، بلکه مجموعه‌ای از کارهای معمولی است که باید به‌صورت روزانه انجام دهید. این کارها برای مدیریت زندگی شخصی و حرفه‌ای شما بسیار مهم هستند. بنابراین منطقی است که آن‌ها را به شیوه‌ای برنامه‌ریزی کرده و زمان‌های کمتری را به آن‌ها اختصاص دهید.

هفته‌ای یک‌بار بنشینید و برای هفت روز آینده خود برنامه‌ریزی کنید. با مشخص‌ کردن زمان این موارد شروع کنید: کارهای تکراری، ورزش، وقت با خانواده، کارهای خانه، کارهای اداری (چه شخصی و چه حرفه‌ای)، ایمیل، تماس‌های تلفنی و آشپزی.

آنچه در این لیست قرار می‌گیرد، به شما بستگی دارد. نکته مهم این است که هر روز زمانی را برای فعالیت‌های معمولی اختصاص کنید. این روش کمک می‌کند تا متوجه شوید هر کاری معمولاً چقدر زمان نیاز دارد. مثلاً می‌دانید که چک کردن ایمیل هر روز حدود ۶۰ دقیقه طول می‌کشد، بنابراین همیشه زمان کافی برای این فعالیت روزانه دارید.

همچنین نقش بسیار مهمی در “تلفیق کارها” دارد. در این صورت می‌توانید از زمان‌های خود بیشتر استفاده کنید. مثلاً فرض کنید هر هفته باید به فروشگاه مواد غذایی، اداره پست و فروشگاه سخت‌افزار بروید. بهتر است که همه این کارها را با هم و در یک بازه زمانی دسته‌بندی کنید. انجام این کارها باهم و در یک‌زمان به شما کمک می‌کند تا کارهای روتین را به بهترین شکل انجام دهید.

در نهایت، علت توصیه به شروع با کارهای روتین این است که این روش چارچوبی را برای هفته آینده فراهم می‌کند. اگر مانند اکثر مردم باشید، اغلب با کارهای فوری یا درخواست‌ پروژه‌ای تصادفی بمباران می‌شوید. بدون داشتن یک برنامه زمانبندی مشخص، متوجه نخواهید بود که با بله گفتن به درخواست‌های اضطراری چه چیزهایی را از دست خواهید داد.

قرارها و جلسات

علاوه بر کارهای معمول، شما جلسات و برنامه‌های شخصی هم دارید. باید این موارد را هم در نظر بگیرید. توانایی شما در انجام کارهای مهم، به مدت زمانی بستگی دارد که به فعالیت‌های دیگر اختصاص می‌دهید. بهتر است از قبل بدانید که آیا بهره‌وری شما به‌خاطر قرارهای قبلی برنامه‌ریزی‌شده محدود می‌شود یا خیر.

علاوه بر فهرست هفتگی، داشتن یک تقویم دیجیتالی هم مهم است تا قرار ملاقات‌های مهم را به شما یادآوری کند. این تقویم، در یادآوری زمان جلسات مهم، در نقش یک پشتیبان عمل می‌کند. وقتی صحبت از تقویم دیجیتالی می‌شود، گزینه‌های مختلفی وجود دارند. بیشتر تلفن‌های همراه دارای این ویژگی هستند. به‌علاوه می‌توانید از نرم‌افزار Evernote یا Office (مانند برنامه Outlook مایکروسافت) که دارای یک تقویم داخلی است، استفاده کنید. انتخاب Google Calendar هم خوب است زیرا با Gmail همگام می‌شود و از طریق برنامه‌ای با اتصال به اینترنت قابل‌ دسترسی است.

کارهای پروژه‌ای

آخرین مواردی که باید در لیست هفتگی گنجانده شوند، کارهای خاصی است که به پروژه شما ارتباط پیدا می‌کنند. تمرکز بر روی این کارها مهم است و باید از وسوسه کارهای جانبی در طول هفته آینده به‌شدت دوری کنید.

پیشنهاد چیست؟ فقط کارهایی را در این لیست قرار دهید که مهلت کمی برای انجام آن‌ها دارید یا کارهایی که برای تکمیل یک پروژه، خیلی مهم و حیاتی هستند. اگر چنین کارهای فوری ندارید، پس با خیال راحت یک مورد را در لیست پروژه خود نگه دارید و فقط در صورتی روی آن کار کنید که بقیه موارد را تکمیل کرده باشید.

نحوه تنظیم لیست‌های هفتگی

تا اینجا سه نوع مختلف از کارهایی را که باید در لیست هفتگی قرار داده شوند، مشخص کردیم. سؤال مهم این است که چگونه می‌توان چنین لیستی ایجاد کرد؟ مهم‌تر از آن، به چه نحو باید آن را انجام داد؟ ساده‌ترین راه برای توضیح این مفهوم این است که مثالی آورده شود.

یک صفحه Word (تقویم) بازکرده و آن را به هفت قسمت تقسیم کنید. هر قسمت مربوط به یک روز هفته است. اگر شما فردی هستید که در زمان خاصی از روز بهترین بازدهی را دارید (مثلاً اول صبح)، هر روز را به فعالیت‌های صبح و بعد از ظهر تقسیم کنید. اگر در تعطیلات آخر هفته می‌توانید فعالیت‌های زیادی انجام دهید، حتماً این روزها را هم در نظر بگیرید. اگر نمی‌توانید در روزهای تعطیل، کاری انجام دهید، به یک برنامه پنج‌روزه پایبند باشید. در مجموع در این جدول ۱۰ یا ۱۴ زمان برای شما باقی خواهد ماند.

در این بخش‌ها، سه نوع فعالیت را برنامه‌ریزی کنید: وظایف معمولی، قرار ملاقات‌ها و جلسات و لیست پروژه‌ها. زمانی که برای هر یک از اینها به‌صورت جداگانه در نظر می‌گیرید، بستگی به شغل و تخصص شما دارد. نکته مهم این است که از این لیست برای تهیه یک چارچوب ساده برنامه هفته آینده خود استفاده کنید.

در ادامه نمونه‌ای از یک فهرست کار هفتگی از نویسنده کتاب To-Do List Makeover آورده شده است. موارد زیادی در این فهرست وجود دارند. برخی از آن‌ها در چارچوب سه نوع مختلف از کارهایی است که در بالا اشاره شد اما برخی دیگر ممکن است کمی گیج‌کننده باشند و این به نوع شغل و حرفه شما بستگی دارد.

فهرست کار هفتگی

توضیحات زیر را نویسنده کتاب برای تهیه این فهرست ارائه کرده است:

نکته ۱: در حال حاضر در حال طراحی دوره‌ای هستم که در آن دلایل موفقیت یک ناشر موفق Kindle را آموزش می‌دهم. این دوره در قالب ویدئو ضبط می‌شود. صادقانه بگویم، من با ارائه شفاهی اطلاعات راحت نیستم، به همین دلیل این کار را برای تقویت مهارت خود و در ابتدای روز انجام می‌دهم.

نکته ۲: من کارهای معمولی دیگر مانند پاسخ‌دادن به ایمیل، نظرات وبلاگ و ارسال محتوا در SlideShare را برای بعدازظهر برنامه‌ریزی می‌کنم. این به من فرصت کافی می‌دهد که بر روی کارهای مهم پروژه در بخش اول روز تمرکز کنم.

نکته ۳: تمام تلاشم را می‌کنم تا تماس‌های تلفنی و جلسات را در یک روز – مثلاً چهارشنبه – انجام دهم. این یک نمونه‌ای از نحوه دسته‌بندی کارها است. با برنامه‌ریزی و انجام این کارها در همان روز، در بقیه روزهای هفته انعطاف بیشتری نسبت به سایر کارها دارم.

نکته ۴: قرارهای شخصی و زمان‌های مربوط به آن‌ها را در لیست خود به‌صورت پررنگ یادداشت می‌کنم. روز سه‌شنبه، قرار ملاقات با متخصص قلب و زمان دویدن است. به همین دلیل بعدازظهر من کاملاً پر است.

نکته ۵: برخی از کارها – مانند نوشتن و بازاریابی – در این لیست قرار داده نشده‌اند. دو دلیل وجود دارد که من این کار را انجام می‌دهم:

  1. نوشتن (برای من) به یک عادت ریشه‌دار تبدیل شده است، بنابراین برای انجام آن نیازی به تقویت ندارم.
  2. هر روز را با تمرکز روی سه کار مهم شروع می‌کنم. در حال حاضر، اولین کار من ضبط آن ویدئوها است و دو مورد دیگر معمولاً یک کاری هستند که از لیست پروژه من بیرون رفته‌اند. نوشتن و بازاریابی معمولاً بخشی از این دو کار دیگر هستند، بنابراین نیازی به برنامه‌ریزی جداگانه ندارند.

به نظر من بهترین کار این است که یک لیست هفتگی را با لیست‌های طولانی از کارها “شلوغ و به‌هم‌ریخته” نکنم. من فقط کارهای مهم و کارهای معمولی را که به تقویت نیاز دارند، در این لیست قرار داده‌ام. به‌این‌ ترتیب از دیدن فهرستی مملو از کارهایی که نمی‌توانم در هفت روز آینده انجام دهم، خسته نمی‌شوم.

نکته ۶: در کنار هر کار، یک عدد کوچک، از ۱ تا ۵ وجود دارد. این نشان‌دهنده سطح انرژی موردنیاز برای تکمیل آن کار است که (۱) برابر باانرژی بسیار کم و (۵) برابر باانرژی بسیار زیاد است. ازآنجایی‌که من در صبح بیشترین کارایی را دارم، کارهای مهم را برای قسمت اول روز برنامه‌ریزی می‌کنم.

نکته ۷: مسئولیت‌پذیری به شما کمک می‌کند تا روی چیزهای مهم متمرکز بمانید. سعی کنید به یک گروه آنلاین یا گروهی از افراد متخصص در حوزه کاری خود ارتباط برقرار کنید. با آن‌ها به تبادل نظر پرداخته و بازخورد بگیرید. دلیل اینکه در این بخش مسئولیت‌پذیری را مطرح کردم، این است که شما باید تعهدی (به خود و دیگران) داشته باشید. در این صورت باقدرت بیشتر و کیفیت بهتری کارها را انجام خواهید داد. با توجه‌ به فهرست هفتگی‌ام، متعهد شدم که ۱۵ ویدئو را برای دوره‌ای که قبلاً ذکر کردم، تکمیل کنم و پیش‌نویس کلی کتاب بعدی خود را به پایان برسانم.

نکته ۸: من شنبه‌ها را کنار می‌گذارم. اما یکشنبه‌شب را برای تکمیل مدارک و پردازش به هر ایده جدید اختصاص می‌دهم. سپس برگه‌ای را چاپ می‌کنم که از آن برای نظارت بر فعالیت‌های روزانه‌ام استفاده خواهم کرد. این لیست از کارهای معمولی چارچوبی را برای هفت روز آینده من فراهم می‌کند.

منبع
آدینه بوک

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

دکمه بازگشت به بالا