تخصیص وظایف در ایمیل‌های کاری

روش «۳ چ» برای تخصیص کارها در ایمیل

«۳ چ» کلیدواژه این سه سوال است: چه ­‌کسی، چه­‌ کاری و چه زمانی.

هر­گاه می­‌خواستید کاری را در ایمیل به یکی از افراد تیمتان بسپارید، استفاده از «۳ چ» الزامی است. اگر یکی از این موردها را فراموش کردید، احتمال این­که کار مورد نظر شما به‌­درستی انجام نشود، بسیار زیاد است.

چه­ کسی

اولین «چه» به معنای چه‌­کسی است، یعنی تمایل دارید چه کسی آن کار را برای شما انجام دهد.

هنگامی که می‌خواهید کاری را در ایمیل تعیین کنید، باید به یک نفر ارجاع دهید، نه چند نفر. اگر شما چیزی مانند «گروه» یا «افراد» را به‌­کار ببرید، مخاطب­ان با حالت «اثر تماشاگر» مواجه می­‌شوند، به این شکل که افراد از شخص دیگری در گروه انتظار انجام کار را دارند و در نتیجه کار انجام نمی­‌شود.

به نمونه‌­های زیر توجه کنید:

نمونه نامناسب: «دوستان، من از شما درخواست دارم که این کار را برای من انجام دهید».

نمونه مناسب: «سام، من از تو درخواست دارم این کار را برای من انجام بدهی و در صورت نیاز جیم و کارلا به تو کمک خواهند کرد».

در نمونه نامناسب، گوینده به شکل نامفهومی پیام خود را انتقال می­‌دهد و جای این­که یک فرد را مسئول انجام کار کند، کارها را به یک گروه می­‌سپارد.

در نمونه مناسب، کارها به‌­صورت مستقیم به سام واگذار می‌­شود و در صورت نیاز از جیم و کارلا کمک بگیرد.

نکته: بدون شک بعضی وقت­‌ها شما باید پیامی را به تمام افراد گروه ارسال کنید مانند زمانی‌که افراد باید در یک کلاس آموزشی شرکت کنند؛ در این مورد مشکلی وجود ندارد. به هر حال، اگر کاری تنها به یک نفر نیاز داشت، شما باید در مورد انتخاب شخص مورد نظر دقیق باشید.

چه کاری

دومین «چ» به­‌معنای چه کاری است. این مورد، توضیح دقیقی است از کاری که می­‌خواهید به کسی واگذار کنید.

شفاف صحبت کنید و از فرضیاتی که با خود دارید دوری کنید. هدف این است که بدون ابهام درباره کاری که قرار است انجام شود توضیح دهید.

نمونه نامناسب: «لطفا پیوست را به­‌روز رسانی کن».

نمونه مناسب: «لطفا صفحات ۴ و ۵ فایل پاورپوینت را که به پیوست ارسال شده است، به‌­روز رسانی و نسخه جدید را برای من ارسال کن».

چه زمانی

سومین «چ» به معنای چه زمانی است. این به زمان دقیقی که کار باید به اتمام برسد اشاره دارد. یعنی به‌صورت شفاف یک زمان پایانی را برای سرانجام کار اعلام کنید. شما همیشه باید از بازه زمانی مشخص استفاده کنید حتی اگر محدودیت نداشته باشید، زیرا این مورد به گیرنده پیام هدف و انگیزه می‌­دهد.

نمونه نامناسب: «من این را تا چند روز آینده نیاز دارم».

نمونه مناسب: «من این را تا پنج­شنبه ۱۶ جولای، ساعت ۱۳:۰۰ نیاز دارم».