برقراری رابطه دوستانه با مصاحبه‌گر
- یکی از راه‌های پرکردن شکاف بین خود و مصاحبه‌گر این است که خود را به‌جای او قرار دهید. مانند او فکر کنید و بفهمید که او در میان رفتارهای مصاحبه‌شونده، به دنبال چه چیزی است.
منظور از رابطه دوستانه در اینجا ایجاد رابطه‌ای است که با هماهنگی، انطباق، توافق و صمیمیت مشخص می‌شود. برای ایجاد چنین رابطه‌ای میان مصاحبه‌گر و مصاحبه‌شونده، هر دو باید در یک شرایط مشابه و در کنار هم حضور داشته باشند.
در واقع اگر می‌خواهید با مصاحبه‌گر هماهنگ و هم‌راستا شوید باید در یک مورد وجه اشتراک بین خود و او پیدا کنید که البته در حالت طبیعی کار سختی است، به‌خصوص زمانی که با یکدیگر چهره‌به‌چهره نباشید. برای ایجاد رابطه بین خود و مصاحبه‌گر باید به‌درستی اهداف، تمایلات، نگرش‌ها و همچنین شخصیت او را شناسایی کنید. مسائلی که شناخت آن‌ها در اولین جلسه بسیار دشوار است.
یکی از راه‌های پرکردن شکاف بین خود و مصاحبه‌گر این است که خود را به‌جای او قرار دهید. مانند او فکر کنید و بفهمید که او در میان رفتارهای مصاحبه‌شونده، به دنبال چه چیزی است. فرقی نمی‌کند که مصاحبه در چه زمینه‌ای باشد، خواه برای کسب شغل، پذیرفته شدن در مدرسه یا جمع‌آوری اطلاعات معمولی.
هر مصاحبه‌گر، صرف‌نظر از اینکه واقعاً به کاری که انجام می‌دهد علاقه‌مند است یا نه، ملاک‌های خاص خود را دارد. یعنی ممکن است متقاضیانی را استخدام کند که با اصول شخصی او مطابقت نداشته باشند؛ ولی کاملاً با ملاک‌های سازمان همخوان باشند. مجموعه این ملاک‌ها هدف وی را برآورده می‌کنند. اگر بتوانید با استفاده از روش‌های مختلف، ملاک‌هایی را که مصاحبه‌گر در ذهن خود دارد، برآورده کنید به‌طور قطع چند مرحله از مسیر برقراری ارتباط را طی کرده‌اید.
برای ایجاد یک رابطه دوستانه باید اصول و معیارها را رعایت کنید. ملاک‌های رایج مصاحبه‌گران که باید از آن‌ها اطلاع داشته باشید چه هستند؟
توانایی فردی
برخی از افراد حرف می‌زنند؛ ولی باز هم چیزی نمی‌گویند. درحالی‌که برخی بدون اینکه زیاد حرف بزنند، چیزهای زیادی می‌گویند. تفاوت این افراد در توانایی‌شان است.
زمانی که سعی می‌کنید بیش از حد مصاحبه‌گران را از خود راضی کنید، شخصیت غیرواقعی ایجاد می‌کنید. به همین علت صحبت‌کردن با شما در چنین حالتی ناخوشایند است. این افراد بیشتر تمایل دارند جوک‌های بی‌مزه‌ای را تعریف و کنایه‌های هیجان‌انگیزی را بیان کنند که البته به‌ندرت در مورد آن‌ها فکر می‌کنند. شوخی‌هایی که این افراد در صحبت‌های خود استفاده می‌کنند و همچنین علاقه‌ای که به بانمک نشان‌دادن خود دارند، می‌تواند توجه مصاحبه‌گر را برای دقایقی به خود جلب کند. بااین‌حال بیشتر اوقات این روش هیچ ارزشی ندارد و کنجکاوی مصاحبه‌گر را برنمی‌انگیزد.
یک مقاله‌نویس حرفه‌ای در مقدمه مقاله، نظر خود را به‌درستی مشخص می‌کند. درحالی‌که یک فرد مبتدی زیاده‌گویی کرده و تلاش می‌کند با کلماتی که ممکن است جالب ولی بی‌پایه‌واساس باشند، نظر خوانندگان را به خود جلب کند.
در مورد شخصیت هم همین‌طور است. قبل از اینکه سعی کنید در صحبت‌هایتان بانمک بودن خود را به مصاحبه‌گر نشان دهید، ابتدا باید حرف مناسبی برای گفتن داشته باشید. توانایی افراد قدرت بیشتری نسبت به شخصیت واقعی یا ساختگی آن‌ها دارد زیرا در یک سازمان، توانایی به‌شدت مورد نیاز است؛ درحالی‌که می‌توان در طول زمان بر روی شخصیت کار کرد و آن را تغییر داد.
قالب‌بندی
این ملاک به‌عنوان ارتباط در نگاه اول تعریف می‌شود یعنی اثری که بر اساس ظاهر و حرکات خود بر روی افراد می‌گذارید. آیا ظاهر تمیز و خوش‌بویی دارید؟ آیا حرفه‌ای به نظر می‌رسید؟ آیا در نظر دیگران شما فردی هستید که می‌توان به او اعتماد کرد؟ آیا حتی افراد غریبه در کوچه تاریک اعتماد می‌کنند که با شما هم‌قدم شوند؟ اگر در نگاه اول، افراد اعتماد نکرده و شما را پس می‌زنند، بنابراین نمی‌توانید ارتباط جادویی برقرار کنید.
تقریباً همه مصاحبه‌هایی که صورت می‌گیرد رسمی تلقی می‌شوند. این بدان معناست که افراد از شما انتظار دارند بهترین و رسمی‌ترین ظاهر را در جلسه مصاحبه برای خود ایجاد کنید. حتی اگر سازمانی که درخواست استخدام در آن را می‌دهید، واقعاً قوانین سرسختی برای نوع پوشش نداشته باشد، باز هم شما با ظاهری رسمی در آن حضور پیدا کنید.
پاسخگویی
برقراری ارتباط در هرجایی اهمیت زیادی دارد. اگر به دلیل ارتباط ضعیف، افراد نتوانند شما را درک کنند، همه ایده‌ها و توانایی‌های شما بی‌اثر خواهد بود. این مسئله برای اولین‌بار در زمان پاسخگویی شما به تماس تلفنی شرکت مصاحبه‌گر مشخص می‌شود. جالب این است که تمرکز، توجه به جزئیات و شوق شما در هنگام پاسخگویی به تماس تلفنی مورد سنجش قرار می‌گیرد. زمانی که شما پاسخگوی تماس‌های تلفنی افراد دیگر نیستید، پس نباید انتظار داشته باشید که بتوانید با دیگران ارتباط برقرار کنید.
چگونه از طریق پاسخگویی به تماس تلفنی مورد قضاوت قرار می‌گیرید؟
سرعت پاسخگویی. آیا سریع و دقیق به صحبت‌های تماس‌گیرنده پاسخ می‌دهید؟ درست است که مصاحبه‌گر باید از خود صبر و شکیبایی نشان دهد، ولی این را هم بدانید که این افراد محدودیت‌هایی دارند. نمی‌توانید تصور کنید که این افراد در طول روز چه تعداد مصاحبه را انجام می‌دهند و با چند نفر ملاقات می‌کنند. تا جایی که می‌توانید، با صراحت و درستی به تماس آن‌ها پاسخ دهید.
میزان حساسیت به پاسخ‌ها. آیا قبل از صحبت‌کردن فکر می‌کنید؟ آیا می‌دانید چگونه سخنانی را که هیچ فایده‌ای ندارند، برای خود نگه دارید و مطرح نکنید؟ آیا متوجه هستید که توهین کلامی به چه معناست؟ اگر توانایی کنترل حرکات خود را دارید، از آن استفاده کنید.
خلاصه‌گویی. آیا می‌دانید که در یک جلسه مصاحبه، مصاحبه‌گر بیش از مصاحبه‌شونده صحبت می‌کند؟ اینکه مطلبی را به طور خلاصه مطرح می‌کنید، نشان می‌دهید که فرد مرموز و پیچیده‌ای هستید. این مسئله برای مصاحبه‌گر بسیار اهمیت دارد. خلاصه‌گویی به‌سادگی نشان می‌دهد که توانایی و مهارت را نمی‌توان جایگزین واژه‌ها کرد.
میزان صراحت. کارمندی که قاطعیت داشته باشد، امتیاز بیشتری نزد دیگران دارد. چنین فردی می‌داند که چه کاری باید انجام دهد. همچنین می‌داند که در چه شرایطی اتفاقات خاصی رخ می‌دهند. زمانی که در مورد موضوعی از او سؤالی پرسیده می‌شود، می‌تواند دقیق و واضح پاسخ دهد. از همه مهم‌تر از سؤالات انتقادی ترسی ندارد و پذیرای انتقاد درست است.
شفافیت. یک مصاحبه شغلی حداکثر ۴۰ دقیقه طول می‌کشد. در شرایط خاص، این زمان به دو ساعت هم می‌رسد. هیچ چیزی نمی‌تواند ناامیدکننده‌تر از صحبت با فردی باشد که مطلب خاصی برای گفتن ندارد. این مسئله باعث شکل‌گیری یک گفتگوی بیهوده خواهد بود. در چنین شرایطی نمی‌توانید توانایی‌های خود را به‌خوبی نشان دهید.
برای برطرف‌کردن قضاوت‌های نادرست در مورد خودتان، سؤالات رایجی را که در جلسات مصاحبه مطرح می‌شوند، پیدا کرده و پاسخ‌های مناسب را برای آن‌ها بیابید. در این صورت می‌دانید که از چه کلمه‌ای در کجا استفاده کنید. بهتر است کلماتی که انتخاب می‌کنید با اهداف، برنامه‌ها و چشم‌اندازهای سازمان همخوانی داشته باشند.
اگر بتوانید چند روز قبل از مصاحبه خود را آماده کنید، این امکان را به شما می‌دهد که پاسخ‌های خود را کوتاه و شفاف سازید. در این صورت زمان زیادی برای صحبت و برقراری ارتباط با مصاحبه‌گر خواهید داشت.
تجربه کاری
داشتن تجربه مرتبط با فعالیت‌های سازمان، قطعاً امتیازی برای پذیرفته شدن شماست. ولی اگر در مرحله اول چیزی برای ارائه نداشته باشید، چه اتفاقی رخ می‌دهد؟ در این صورت برقراری ارتباط با کسی که تجربه کاری زیادی دارد، بسیار دشوار است.
اگر فکر می‌کنید که تجربه کافی ندارید، بهتر است طوری برخورد کنید که نشان دهد مشتاق به‌یادگیری هستید. به‌عنوان مثال، اگر فقط یک برنامه رایانه‌ای را برای اجرای پروژه‌ها یاد گرفته‌اید، یا زبان جدیدی یاد آموخته‌اید، آن را مطرح کنید. البته این فقط جهت اطمینان‌دادن به مصاحبه‌گر است که بداند شما می‌توانید خود را با اصول آن‌ها در زمانی کوتاه هماهنگ کنید.
برخلاف آنچه بسیاری از افراد تصور می‌کنند، شوق‌وذوق با حالت چهره و لحن صدا نشان داده نمی‌شود. شما می‌توانید هیجان‌زده و خوشحال به نظر برسید اما هنوز انگیزه‌ای برای نشان داده اشتیاق خود نداشته باشید. اقداماتی که در گذشته انجام داده‌اید، نشان‌دهنده انگیزه و میزان شوق شما برای آن‌ها است. پس برای توجیه آن‌ها خود را آماده کنید.
می‌توانید این‌طور وانمود کنید که مشتاق یادگیری هستید یا توانایی مبارزه با مشکلات را دارید؛ ولی زمانی که نتوانید ادعاهای خود را با تصمیمات، اقدامات و نتایج به‌دست‌آمده در گذشته تطبیق دهید، به این معنی است که اصلاً علاقه‌ای به‌یادگیری ندارید.
آمادگی
با کمک اینترنت می‌توانید اطلاعات لازم در مورد هر شخص یا سازمانی را به دست آورید؛ پس دیگر هیچ بهانه‌ای برای حضور بدون آمادگی قبلی در جلسه مصاحبه وجود ندارد. دیدن علامت سؤال در چهره شما زمانی که وارد جلسه مصاحبه می‌شوید، باعث دور شدن مصاحبه‌گر از شما می‌شود. این نشان‌دهنده آن است که شوق و انگیزه‌ای برای این کار ندارید.
اگر برای برقراری یک رابطه دوستانه جدی هستید، باید جذابیت کافی را در خود ایجاد کنید. با آمادگی کامل در جلسه حضور داشته باشید. میزان آمادگی شما از نحوه صحبت‌کردنتان مشخص می‌شود.
در ابتدا درباره مشخصات و سابقه سازمانی که قصد استخدام در آن را دارید تحقیق کنید. بررسی کنید که هدف از تأسیس این سازمان چیست؟ چه فعالیت‌هایی دارد؟ شما باید بدانید که قرار است وارد چه فضایی شوید. به‌همین دلیل زمانی که مصاحبه‌گر انتظارات خود را از شما بیان می‌کند، متعجب نمی‌شوید.
همچنین اهداف و چشم‌اندازهای آن شرکت باید با اهداف و چشم‌اندازهای شما همخوانی داشته باشد. آن‌ها افرادی را می‌خواهند که از آن سازمان با همه توان خود حمایت کنند. زمانی که برنامههای شما با اهداف و برنامههای سازمان همخوانی نداشته باشد، نمی‌توانید با مصاحبه‌گر و اعضای آن سازمان ارتباط مناسبی برقرار کنید. برای برقراری یک رابطه دوستانه بهتر نکته‌های زیر را به‌دقت اجرا کنید:
۱. اطلاعات بسیاری در سایت‌ها و شبکه‌های اجتماعی موجود است. علاوه‌برآن می‌توانید در مورد نحوه مصاحبه، افراد مصاحبه‌گر، زمان شروع مصاحبه و مدت‌زمان جلسه مصاحبه اطلاعات زیادی به‌دست آورید.
گزارش‌های سالیانه آن سازمان هم منبع بسیار خوبی است و اطلاعات مفیدی را در اختیار شما قرار می‌دهد. می‌توانید به‌سرعت مسائل پیش رو و مسیری را که انتخاب کرده‌اند، ببینید. مهارت‌ها و توانایی‌های شما ممکن است برای رفع مشکلات آن سازمان مناسب باشد یا ممکن است هم‌راستا با برنامههای بلندمدت آن‌ها باشد. با استفاده از این اطلاعات می‌توانید خود را به‌عنوان فردی که به آن نیاز دارند، ثابت کنید و طوری نشان دهید که شما بهترین گزینه برای آن‌ها هستید.
۲. سؤالات رایجی را که ممکن است از شما پرسیده شود، فهرست کنید و تا حد ممکن به‌طور واضح به آن‌ها پاسخ دهید. می‌توانید در مورد نحوه پاسخ به سؤال خاص به‌صورت آنلاین جستجو کنید یا از یکی از دوستان یا اعضای خانواده خود بخواهید که پاسخ‌های شما را بررسی کرده و بازخوردهای صادقانه‌ای به شما بدهد. پیش‌بینی پرسش‌های رایج یک روش خوب برای آماده‌کردن خود است اما اینکه بخواهید پاسخ‌ها را حفظ کنید اصلاً ایده خوبی نیست. هدف شما این است که تا حد ممکن طبیعی به نظر برسید. فقط آنچه را نیاز است مطالعه کنید تا بتوانید به‌خوبی درک کرده و پاسخ دهید.
۳. با یکی از دوستان خود یک مصاحبه صوری ترتیب دهید. در این صورت از استرس شما به میزان زیادی کاسته می‌شود. به این روش به‌عنوان یک آموزش برای نحوه پاسخگویی به سؤالات و تمرکز بر زبان بدن خود استفاده کنید. همچنین این روش، راه مناسبی برای این است که دوستان شما در مورد حالات و حرکات بدنتان نظر دهند. با استفاده از این روش دوستانتان این بازخورد را به شما می‌دهند که آیا عصبی هستید یا نه. همچنین میزان استرس و ترس را هم اعلام خواهند کرد.
