آموزش و سرگرمی

ایمیل‌های کوتاه

TL;DR- نوشتن ایمیل­‌هایی که شامل پنج جمله یا کمتر هستند

نکات برگزیده مطلب
  • ایمیل‌­های کوتاهی بنویسید، شامل پنج جمله و یا کمتر، به­‌طوری که دقیقاً خواستۀ شما را برای خواننده توضیح دهد و اگر منتظر پاسخی هستید، آن را آشکارا بیان کنید.

سندروم ایمیل طولانی، آنقدر بد است که برایش حروف اختصاری ساخته شده است: TL;DR [۱] . اگر می­‌خواهید که ایمیلِ شما خوانده شود، باید کوتاه‌­تر بنویسید. بنا بر مطالعات انجام گرفته، ایمیل‌­های کوتاه‌­تر در بیشتر اوقات خوانده می‌­شوند و به آن‌ها پاسخ داده می­‌شود.

با نوشتن ایمیل‌­های کوتاه‌­تر، به چندین مزیت دست خواهید یافت.

اول، شانس دریافت پاسخ­‌های سریع‌­تر را افزایش خواهید داد و دوم، خودتان را مجبور خواهید کرد که تمام واژه‌­های کم‌اهمیت را که به پیغام ارسالیِ شما آسیب می‌­زنند، حذف کنید.

وجود پنج جمله یا کمتر، نقطۀ مطلوب این کار است (کل سایتِ http://five.sentenc.es  دربارۀ این موضوع است)، پس با داشتن این راهنمای خوب می‌توانید کار را شروع کنید.

همچنین، کوتاهی ایمیل به معنی بی‌­ادبانه‌ ­بودن آن نیست. می‌توانید انتظارات خود را در این خصوص به تیمتان توضیح دهید، پس نگران آن نباشید.

در ادامه، به ترفندهایی اشاره می‌شود که به شما کمک خواهد کرد تا پیغام­‌های کوتاه‌­تری بنویسید، پنج جمله یا کمتر.

TL;DR- نوشتن ایمیل­‌هایی که شامل پنج جمله یا کمتر هستند

 ترفند ۱: از خودتان بپرسید «چه چیزی را می‌­خواهم؟»

اکثر مردم زمانی که ایمیل می‌­زنند، در اصل نمی­‌دانند چه چیزی را می­‌خواهند. آن‌ها فقط به انجام کار فکر می‌کنند.

این موضوع تا حدودی، به­‌خاطر شکلی از سوگیری شناختی که «نفرین دانایی»[۲] نامیده می­‌شود، است یعنی زمانی که چیزی در فکر شما واضح و مشخص می‌­باشد، ولی به­‌درستی در متن بیان نمی­‌شود.

اگر مجدداً پنج ایمیلِ آخری را که ارسال کرده‌­اید، بخوانید (پوشۀ ایمیل­‌های ارسال‌­شدۀ خود را چک کنید)، امکان دارد مواردی وجود داشته باشند که در آن‌ها خواستۀ خود را مستقیماً بیان نکرده‌­اید.

دلیل ارسال ایمیل باید کاملاً واضح و مشخص باشد و در اولین قدم، پیش از نوشتن، باید از خود بپرسید «چه کاری را باید دریافت­‌کننده ایمیل انجام دهد و یا چه چیزی را باید بداند؟»

 ترفند ۲: فوراً به اصل مطلب بروید

بعد از این که آشکارا از خواستۀ خود آگاه شدید، در سریع­‌ترین زمان ممکن و در ابتدای ایمیل به اصل مطلب بروید.

از بحث خودداری کنید و پیغام خود را از واژه‌­های زیاد و بی‌­فایده پُر نکنید. ابتدای کار را با مهم‌­ترین اطلاعات شروع کنید.

اگر از فردی می‌­خواهید که کاری را انجام دهد، کارهای او را بنویسید. اگر می­‌خواهید او را از چیزی آگاه کنید، پس آن را بیان کنید. اگر بازخورد می‌­خواهید، آن را به­‌طور واضح توضیح دهید. به این طریق، ایمیل­‌های خود را مختصر و کوتاه می‌کنید.

ترفند ۳: اگر به پاسخ و یا انجام کاری نیاز نیست، آن را مشخص کنید

اگر نیازی ندارید که پاسخی برای ایمیل خود دریافت کنید و یا منتظر آن نیستید، این موضوع را در پیغام خود بیان کنید.

در ابتدای چنین ایمیلی، «FYI [۳]» یا «NNTR [۴]»  را تایپ کنید که به‌­ترتیب نشان­‌دهندۀ «برای اطلاع شما» و «نیازی به پاسخ نیست» است. بنابراین، به خوانندگان این امکان داده می­‌شود که به چنین ایمیلی، پاسخ ندهند، زیرا به آن نیازی نیست. این روش، راحتی را کمی بیشتر می­‌کند. همچنین، این ترفند به آن‌ها کمک می­‌کند زمانی که خیلی پرمشغله هستند، ایمیل‌­ها را در اولویت قرار دهند.

می‌توانید «به انجام کاری نیاز نیست» را هم تایپ ­کنید که منتظر انجام اقدامی از طرف خوانندگانِ خود نیستید و فقط به­­‌منظور آگاهی، آن را ارسال کرده‌اید.

نشان­‌دادنِ عدم نیاز به اقدام و یا پاسخ می­‌تواند به آشکارسازی انتظاراتِ شما از دریافت­‌کنندگان ایمیل کمک کند. اگر فکر می­‌کنید که به­‌خاطر نیاز نبودن به هیچ اقدامی، احتمال دارد که خوانندگانِ شما ایمیلی را نادیده بگیرند، پس حتماً بنویسید: «برای اطلاع شما – مهم».

برای مثال، ایمیل خود را با بیانِ این موضوع شروع کنید که :«تیم، این FYI مهم است، پس لطفاً نوشتۀ زیر را بخوانید، ولی در انتها نیازی نیست که کاری را انجام دهید.»

به­‌طور خلاصه، ایمیل‌­های کوتاهی بنویسید، شامل پنج جمله و یا کمتر، به­‌طوری که دقیقاً خواستۀ شما را برای خواننده توضیح دهد و اگر منتظر پاسخی هستید، آن را آشکارا بیان کنید.

[۱] Too long; didn’t read

[۲] curse of knowledge

[۳] for your information

[۴] no need to reply

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

همچنین ببینید
بستن
دکمه بازگشت به بالا