آموزش و سرگرمی

ایمیل‌های طولانی

نکات برگزیده مطلب
  • نکته کلیدی در نوشتن ایمیل‌های طولانی این است که باید خوانا و قابل درک باشند. بهترین راه برای انجام این کار، تقسیم کردن ایمیل به دو بخش است: یک بخش خلاصه و یک بخش جزئیات.

ایمیل‌های طولانی را به دو قسمت تقسیم کنید

در نوشتن ایمیل، ایمیل‌های کوتاه و پنج کلمه‌ای یا حتی کمتر، بهتر است‌. با این حال، گاهی مواقع نوشتن ایمیل‌های طولانی مزیت‌هایی دارد. برای مثال، وقتی در حال خلاصه کردن یک بحث مهم با مشتری هستید یا می‌خواهید تصمیمات گرفته شده در یک جلسه مهم را توضیح بدهید، بهتر است از ایمیل طولانی استفاده کنید تا ناخواسته اطلاعاتی حذف نشوند. برخی از افراد معتقدند که تقسیم یک ایمیل طولانی به چند پیام‌ کوتاه و جداگانه کارساز است. اما به‌نظر می‌رسد داشتن یک ایمیل دقیق و کامل «یک مرحله‌ای» که در آن تمام اطلاعات برای خواننده موجود است، بهتر از تقسیم کردن و پراکنده کردن اطلاعات است.

نکته کلیدی در نوشتن ایمیل‌های طولانی این است که باید خوانا و قابل درک باشند. بهترین راه برای انجام این کار، تقسیم کردن ایمیل به دو بخش است: یک بخش خلاصه و یک بخش جزئیات.

بخش اول: عنوان فرعی «خلاصه سریع»

بخش خلاصه سریع باید پنج کلمه یا کمتر باشد و باید نکات اصلی ایمیل شما را بیان کند، اینکه نیازی به اقدامات هست یا خیر. به این بخش مانند یک خلاصه اجرایی فکر کنید.

نوشته های مشابه

یک پاراگراف «در یک نگاه» که در صورت کمبود وقت برای خواندن کل مطلب، اصل پیام شما را به دیگران می‌رساند. یک روش این است که از خودتان بپرسید: «آیا تمام اطلاعات مورد نیاز خواننده، در صورت نبودن وقت، را درج کرده‌ام؟»

اگر پاسخ مثبت باشد، پس کار درست انجام شده است. برای مثال، اگر یک پیوست به ایمیل اضافه می‌کنید، بهتر است که نکات اصلی پیوست را برجسته کنید تا خوانندگان برای دریافت یک قسمت از اطلاعات، مجبور نباشند یک فایل ورد پنجاه صفحه‌ای را بخوانند. این کار هنگامی‌که به مدیران ایمیل ارسال می‌کنید بسیار اهمیت دارد.

بخش دوم: عنوان فرعی «جزئیات»

قسمت دوم ایمیل شما باید دارای برچسب «جزئیات»، «پس‌زمینه» یا «اطلاعات پشتیبانی» باشد.

در این‌ جا شما باید اطلاعات بیشتری بنویسید که خلاصه شما را پشتیبانی می‌کند. از تکرار مطالبی که در بخش خلاصه نوشتید، اجتناب نکنید، این کار به‌تقویت مجدد نکات کمک می‌کند. هدف از نوشتن بخش دوم، اضافه کردن جزئیات بیشتر به بخش خلاصه است، برای مثال دادن اطلاعات بیشتری در مورد اقدامات ذکر شده در خلاصه.

در این قسمت مثالی از یک ایمیل با این دو بخش آورده شده است.

تیم،

چیزی که اتفاق افتاده است این است که امروز با مشتری جلسه داشتم.

خلاصه سریع

مایک از پیشرفت ما راضی است. در این‌جا مراحل بعدی آمده است:

  • کریستین – لطفا حداکثر تا سه‌شنبه ۱۲ جولای، پیشنهاد را به مایک ایمیل کنید.
  • استیو – لطفا یک جلسه برای هفته ۱۸ جولای ترتیب دهید با حضور من، شما، کریستین، مایک و میشل تا پیشنهاد را بررسی کنیم. شما می‌توانید با سارا، دستیار مایک برای هماهنگی این برنامه صحبت کنید.

جزئیات

من با مایک هرناندز، معاون جدید خدمات فناوری کسب‌وکار ملاقات کردم و در مورد مسایل چند هفته گذشته با هم صحبت کردیم. ما در مورد مشکلاتی که با آن روبرو هستیم و چالش‌هایی که در نصب محصول قبلی داشتیم، گفت‌و‌گو کردیم. او متوجه بود که این مسایل فراتر از کنترل ماست و ما در حال کارکردن روی آن‌ها هستیم تا به‌زودی مشکلات حل شوند. مایک بسیار خوشحال است که ما به شرکتش توجه ویژه‌ای داشتیم و منتظر تیم پشتیبانی و مشتری‌ها نبودیم. او می‌خواهد یک گزیده گفت‌وگو برای نصب نسخه بعدی در اختیار ۱۵۰ کاربر قرار بگیرد اما من به ایشان گفتم که حداقل سفارش باید برای ۳۰۰ نفر باشد. بنابراین، در حال حاضر با ۳۰۰ نفر شروع می‌کنیم و در آینده ظرفیت را ۱۰۰ کاربر افزایش می‌دهیم.

در مرحله بعد، او می‌خواهد این گزیده تا صبح شنبه آماده باشد. بنابراین، کریستین، لطفا مطمئن شوید که این پیشنهاد تا عصر روز سه‌شنبه ۱۵ جولای، برای مایک ایمیل شود. مایک هرناندز از من خواست برای بررسی کارها و پاسخ به نگرانی‌ها، جلسه‌ای با همه ترتیب داده شود. استیو، وقتی جلسه را برنامه‌ریزی کردید با دستیار مایک (سارا) تماس بگیرید. مایک اشاره کرد که در روز بیستم در آن هفته سفر خواهد کرد و جلسه باید قبل از آن برگزار شود.

با تشکر از تیم

توجه کنید که بخش جزئیات، اطلاعات بیشتری را اضافه می‌کند و در مورد اطلاعات ارائه شده در بخش خلاصه سریع، توضیحات بیشتری می‌دهد.

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

دکمه بازگشت به بالا